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時間黑客：用數據分析做個明白人

之前在找關於數據分析方面的專業書籍，想查下看這個領域有沒有新的圖書出版，恰好搜到了這本書《時間黑客：用數據分析做個明白人》。買來看了下，發現和數據分析並沒有太大相關。這是一本講時間管理的書，而在講時間管理以外，還著重講述了作者早年的奮鬥過程。用書中的話來說，就是普通家庭、普通院校出身，從互聯網最基層的客服入行，如何從月薪 1300 做到年薪百萬，並在深圳買房安居的。作者在寫作本書之前，還出了一本專業方面的書，也是市面上為數不多的，專注於遊戲運營領域的書籍：《遊戲運營：高手進階之路》。

在德羅克的《卓有成效的管理者》一書中，作者在開篇就講了管理者要清楚地知道自己的時間都用在了何處，但書中沒有具體的記錄方法，因為德魯克的管理書籍更多是針對大公司的高級管理者，因此作者甚至建議由秘書來記錄時間的消耗。而在《時間黑客》書中，作者則詳細地講述了應該如何記錄時間和管理時間，可以說是對《卓有成效的管理者》的有效補充。

簡要總結一下關於時間管理的幾個方面：

時間是資源。管理是動作。時間管理，就是通過一些管理動作為我們擠出時間這種寶貴資源。

避免做過多重複性的工作，如果不得不面對很多無法得到成長的重複工作，就想辦法總結和提煉，要麼變得自動化、要麼開發出工具快速完成、要麼總結出經驗交給別人去完成。這是作者早年剛入行，並從事客服期間就明白的做事方式。

做好記錄，搞清楚時間花費在了哪些方面，然後通過並行（例如通勤的地鐵上、聽電子書；廁所蹲坑的時候，玩手機），和錯峰（早高峰前出行、中午 13:30 吃飯）的方式，擠出更多時間。

在做記錄之前，則需要先對時間進行分類，作者將時間分為三大類：

• 必要時間：屬於剛性時間，難以壓縮和挪作他用的（但有些可以並行利用），例如吃飯、洗澡、睡覺、通勤、洗漱等，是每天必需要投入的時間。
• 工作時間：屬於出賣勞動時間，換取勞動報酬維持生活的時間。
• 可支配時間：屬於可以自行支配的時間。

按照這三個分類，時間分類可以表述成下面這樣：

上面的表格，具有兩個維度：時間和行為。理論上講，時間和行為是不大相關的，比如說：你可以在工作時間進行娛樂消遣（摸魚）；也可以在可支配時間進行獨立工作（主動自願加班）。所以這種劃分並不是嚴格意義上的，只是說在這些時間類型里，大體上主要從事這些行為或者活動。

因為健康是一切的基礎，而健康主要由：睡眠、飲食、運動、情緒這 4 個方面左右，而前 3 個方面又可以具體的對應到行為上。因此，將健康單獨抽離出來，作為一個大項。上面的時間分類就可以轉化成下面這樣：

有了時間分類之後，就可以對自己每天的時間進行記錄，然後再進行優化。時間的記錄表格大概是這樣子：

通過這個表格，就可以比較清晰地知道自己的時間都花到哪兒了。之後，就可以針對性地進行優化，優化的幾個方面，無外乎：

1. 減少通勤時間，例如搬到公司旁邊住；
2. 提高時間的並行度，例如：邊運動邊刷劇、邊乘車邊聽電子書、陪孩子一起跑步（既達到親情陪伴的目的，又達到鍛煉身體的目的）
3. 避免一切需要排隊的事情，核心就是錯峰
4. 避免沒有成長性的重複工作
5. 減少無意義的時間浪費，例如：過多的睡覺、過多的無效社交、過多的娛樂消遣

作者舉了一個例子很有意思，手機電量滿了，花更多的時間繼續充電也沒有意義了；睡覺也是類似的，已經睡到自然醒了，就可以起床了，再懶床下去不過是無意義的浪費時間罷了。

關於並行，也需要做一定的區分，並不是所有事情都適合並行。但有些活動就完全可以並行，我想很多人都有過邊開車邊聽音樂吧？但開車、聽音樂是兩個不同的、可以獨立進行的行為。

費盡心思擠出來的時間，我們應當用在哪些方面才能發揮最大價值呢？作者又列舉了一個表格，並特別說了，雖然只有簡單的幾十字，卻是其苦心反復迭代的一個表格，如下所示：

這些都是人生中的重要事項。但需要注意的是：

1. 基於價值觀的不同，權重會有所不同；
2. 基於人生階段的不同，也會有所不同；比如年輕的時候更注重自我成長和工作業績，結婚生子後就會分配更多時間到親情的維繫和陪伴當中。
3. 娛樂消遣並不完全是浪費時間，全無用處，它可以愉悅我們身心，使我們的心情得到放鬆，從而感覺到生活的樂趣。唯一需要注意的就是不要沉迷，不要花過多的時間。

最後，工作佔據了我們每天主要的時間，如何對工作時間進行有效的記錄和管理，作者同樣是使用了稱為 “流水日記” 的工具進行管理，其表格如下：

總得來說，這是一本不錯的書，可以感覺到作者的真誠，幾乎是想要將自己的所知所會傾囊相授，是一本不錯的勵志以及時間管理的書，推薦給大家。

這一篇和大家分享作為一個管理者，可能遇到的時間管理挑戰和如何用 omnifocus 應對這些挑戰。

張經理在一家 IT 公司上班，從程序員開始打拼了 5 年，憑藉權威的技術能力當上了項目經理，同時管理三個項目，苦惱也隨之而來。

技術和管理，需要的是完全不同的能力，一個優秀的程序員不等於一個優秀的項目經理，所以張經理從游刃有餘迅速跌到捉襟見肘窘境。

他負責的三個項目總讓他心裡沒底，不知道什麼時候就會出乱子，很被動。

從技術崗到管理崗的建議#

簡單的講，小強認為張經理職位升上去了，但視角並沒有升高，他仍然把主要精力花在對項目細節的掌控上，比如說搞定 BUG 呀，質量測試等等，應該站在更高的位置上鳥瞰手頭的三個項目，然後做好溝通、協調工作。

所以小強給那些從專業技術崗位升到管理崗位後，感覺到不適應的朋友一些建議：

1、工作重點是做溝通協調搞定人，而不是搞定事情，要先從思維模式上完成這樣的角色轉換。

2、時間管理方法要升級：從單純寫 Todo list 的方法，升級到有情境和檢視概念的方法，情境概念的引入可以幫助你在多個項目中 “合併同類項”，提高效率，檢視的概念可以幫助你把精力由 “做事” 到 “思考” 傾斜。

3、適當抑制完美主義傾向，別人做事情可能沒有你做的完美，但你現在應該考慮的是整個項目的和諧，而不是某個部分的完美。

4、多項目管理是知識工作者的基本功，現在只負責一個項目的人應該是不存在的，即使工作中只負責一個項目，加上生活中的項目，也是多項目管理，對於多項目管理，就要學會在不同項目中切換，打開 A 抽屜是 A 項目，打開 B 抽屜是 B 項目，這樣 “格物致知” 腦袋才不會亂。

從下圖可以看出，項目經理重要的是知道需要哪些人做事，並且協調他們的關係，同時關注這些人行動的進度。

程序員關注的是知道怎麼做事以及事情的及時完成。

項目管理者的行動系統#

項目管理者的行動管理系統看上去應該是這樣的：

1、同時看到多個項目的待辦事項，掌控全局。

2、把多個項目中即將截止的待辦事項集中顯示，綜合考量先做哪個後做哪個。

3、多項目中能批次處理的顯示出來，提高工作效率。

4、提醒自己定期檢視所有項目，查漏補缺、掌控進度、觸發思考。

跟大家釐清兩個概念：#

1、順序和連續區別

每一個項目中的下一步行動為紫色，這表示為該項目下一件要做的事情。

順序類型的項目：必須要做完前一個任務才能繼續下個任務，比如說軟件開發必須要經過軟件測試之後，才能正式發布，發布之後才有後續的上線、宣傳、推廣等等工作，這時候項目中剩餘任務除了最上面的以外，其他的都變成不可用的灰色。

平行類型的項目：項目裡任務的先後順序並不敏感，無需按照特別的順序完成，點擊之後會發現項目中的剩餘項目全部變成可用的黑色。

2、檢查和重複頻率的區別

選中項目，打開檢查器就可以看到 “重複頻率” 和 “檢查” 兩個選項，他們的區別是：

重複頻率：生活和工作中有很多任務都要重複去做，比如每周回顧，我定在每周日早晨 6：30，那麼到時候 omnifocus 就會提醒我，挨個勾選掉之後它們並不會像其他任務一樣 “已完成”，而是會變成灰色 “不可用”，等到下個周日的時候又會變成黑色 “可用的行動”。

重複頻率可以設置為天 / 周 / 月 / 年（聽說可以季度，但我沒有測試出來）。

檢查：這個功能直接對應於 GTD 方法裡的檢視環節，每隔一段時間就對手頭的項目進行檢視，讓你對項目更有掌控力，重複頻率也是天 / 周 / 月 / 年，那麼為什麼不能直接用重複頻率代替呢？原因很簡單：有些項目是每周重複，但是一個月才檢查一次。一個是做事的層面，一個是檢視的層面，分清楚這兩個概念就能分清楚重複和檢查的區別。

就像開頭說的，對於剛開始做項目管理的人來說，比較痛苦的就是職位升了，工作方式沒有升級。

以我的經驗來講，升級工作方式的要點有兩個：

1、把關注點從 “做事情”，轉到 “做人”。

2、把行動的重點從 “搞定”，轉到 “檢視”。

掌控住行動和項目，才能再向上關注到角色平衡、年度目標、對未來的願景，所以，這是基本功，我們一起加油吧！

通過你的 E-mail 我看到你已經在思考你的個人價值和社會價值，這非常不錯。每一個在職場上成功的人，都是與自己競賽的勝利者，都是職業生涯的規劃者，都是人生規劃的實踐者。既然你要我分享我的價值觀，那好，我就和你分享一下我的職業價值觀，它是價值觀在工作中的具體體現。

• 1. 管理：工作的目的和價值在於獲得對他人或某事物的管理支配權，能指揮和調遣一定範圍內的人或事物。

• 2. 成就感：工作的目的和價值在於不斷創新、不斷取得成就、不斷得到領導與同事的讚揚，或不斷實現自己想要做的事。

• 3. 社會交際：工作的目的和價值在於能和各種人交往，建立比較廣泛的社會聯繫和關係，甚至能和知名人物結識。

當我找到了自己的職業價值觀之後，在處理工作中的事務時就得心應手多了，比如有這麼兩件事情同時需要處理，我如何決定它們的優先級別呢？一件事情是解決一個公司所有人都沒有辦法搞定的技術難題，另一件事情是主持一個新項目的管理工作。如果按照我現在的價值觀來看，管理肯定是處在第一位的，因此我會選擇主持新的項目；如果放到 10 年前，那時候我的價值觀和現在不一樣，我會更加注重成就感，因此我會充滿激情地投入到技術攻關中去。你從這個小例子中得到了什麼啟示嗎？

“猴子法則” 源自於一種思維模型，旨在幫助我們高效管理時間和任務，從而在生活或工作中獲得更好的成果。其核心理念是：就像猴子一樣，專注於一件事情，不受外界干擾，並且持續努力。它鼓勵我們在工作中去除干擾，將注意力集中在重要而非緊急的任務上，從而有效地走出 “第三象限”。

在四象限時間管理法中，任務根據其重要性和緊急性被劃分為四個象限：

• 第一象限：重要且緊急（危機和緊急事務）
• 第二象限：重要但不緊急（計劃和目標）
• 第三象限：不重要但緊急（他人要求的緊急事務）
• 第四象限：不重要且不緊急（浪費時間的活動）

“猴子法則” 特別適用於幫助我們走出第三象限，避免被他人和外界的緊急事務分散注意力。要做到這一點，可以考慮以下幾個步驟：

1. 確定優先級：#

• 明確哪些任務對你的長期目標至關重要，盡量將注意力放在第二象限的任務上。這些任務雖然不緊急，但對你的成長和成功有很大影響。
• 將第三象限的任務放在次要位置，評估它們是否真的需要你的即時處理，或許可以委託他人處理。

2. 學會說 “不”：#

• 如果任務不重要但很緊急，可以果斷地拒絕或推遲處理，避免自己成為他人緊急事務的 “猴子”。
• 設定明確的界限，學會管理別人對你時間的佔用。

3. 聚焦：#

• 通過 “猴子法則” 專注於當前任務，不輕易切換，避免多任務處理造成效率低下。
• 使用番茄工作法等專注技巧，保持高度專注，確保每一項任務都能在高效的狀態下完成。

4. 做最重要的事：#

• 經常檢查你的任務清單，確保你每天做的事情是真正推動目標實現的核心任務，而不是被緊急但不重要的事情佔據了時間。

5. 反思和調整：#

• 定期回顧自己的時間分配，看看是否有過多時間被第三象限的任務消耗。如果是，調整計劃，更多地將時間投入到第二象限。

通過這些策略，你能更好地走出 “第三象限” 的困境，避免陷入忙碌和無效的狀態，專注於那些真正能帶來長遠收益的任務，實現更高效、更有意義的工作和生活。

四象限法則，是由著名管理學家史蒂芬柯維提出的時間管理理論，他把事情按照重要和緊急程度劃分為四個象限。

1、重要而且緊急。

2、重要，但不緊急。

3、不重要但緊急

4、不重要，而且不緊急。

第一象限：重要，而且緊急。舉例：處理某媒體對公司的負面報導，為孩子填報高考志願等。這些事情必須馬上去做，否則。後果非常嚴重，但在你立即去做的時候，思考問題：真的有那麼多重要，而且緊急的事情嗎？第二象限：重要，但不緊急。比如制定家庭的投資理財策略，參加課程的培訓等，這些事情，雖然看起來不緊急，但卻不能置之不理，如果你現在不重視他，他隨時都會發展成重要，而且緊急的事情。舉例：你已經發現了兒童牙刷這個市場還沒有被競爭對手占領。但是制定針對這個市場的產品策略放在第二象限遲遲不處理。結果某一天你逛超市的時候發現，競爭對手的兒童牙刷已經投放市場了，那麼這個時候制定產品策略的事情就轉移到了第一象限。可見，對待這個象限的事情，即使不迫切，也做一份時間計劃表。持續推進。思考問題：如何避免更多的事情進入令人討厭的第二象限？第三象限：不重要，但緊急。舉例：客戶忽然打電話臨時召開會議等等，很多人都會被假象所迷惑，認為緊急就是重要的。其實緊急和重要一點關係都沒有。比如客戶突然打電話來告訴你，要修改某個部分的代碼。你不要立即去做，而是要評估這件事相對於，手頭其他事情的重要程度，再做決定。思考問題：如何盡量減少第三象限的事物？第四象限：不重要，而且不緊急。舉例：看無聊的電視節目，一個人閒逛，這個象限的事情是用來打發時間的。僅僅當作前三個象限的調剂，還說得過去，但是如果過多的沉迷於這個象限，我們的產出就會大打折扣。思考問題：我們在工作中是否有必要進入這個象限？我們可以將一周的要做的事情合理放在這四個象限。我們對待四個象限的事務應該採取不同的態度和處理方法。我們來看下如何處理這些事務的原則：第一象限：沒什麼好說的，立即去做，我們工作中的主要壓力就來自於第一象限，我們生活中的主要危機也來自於第一象限。第一象限就是一片雷區，我們進入這個象限的次數越少越好，第一象限百分之八十的事物，都來自於第二象限沒有很好的處理的事務。也就是說這個壓力和危機是自己強加給自己的。舉例：我不得不花一整天時間去陪重要客戶逛街、吃飯、娛樂，就是因為我們產品的問題給客戶帶來了極大的麻煩。而我們必須通過做這種重要，而且緊急的事情去安撫客人。第二象限：有計劃去做，我們應該將時間投資於第二象限。不能因為它是不緊急的就不去處理，我們應該在第一時間對他進行任務分解，並且制定時間時間表。然後我們每天投入很少的時間就可以完成。第三象限：交給別人去做。第三象限的失誤是我們忙忙碌碌，而且麻木的源頭，這個象限的事務，最好能放權交給別人去做。第四象限：盡量別做，這是一個用於緩解放鬆的象限。當你疲憊的時候可以，通過做一些不重要，而且不緊急的事情，來調整一下心態和身體。但是你不能夠在這個象限投入太多的時間，精力，否則就是浪費生命了。例如，當你身心疲憊的時候可以和哥們兒，吃飯喝酒，吹牛打鬧，這叫勞逸結合。但如果你每天都這樣觥籌交錯就成了不務正業了。

用猴子法則，走出第三象限，猴子法則是威廉姆翁肯曾經提出的一個理論叫背上的猴子。他把那些工作比喻為活蹦亂跳，隨時可能跳在你身上的猴子，而他把那獨特的時間管理理論稱為猴子管理藝術。真正對你重要的事情，其實都在第二象限。它們關乎一件需要長期投入的工作的完成質量，關乎你的成長。所以，我們規劃時間和任務的目標應該是：走入第二象限。工作就像活蹦亂跳，隨時可以跳到你身上的猴子，主管人員時間不夠用，是因為沒有充分放權，你將一些並非自己的職責做得很有效率，可是你自己的事情完成得怎麼樣呢？你要明確自己的責任邊界。

從方法論到實踐，搞定時間管理 GTD 上篇寫的是如何管理你的知識，這篇主要說的是如何管理你的時間。

上篇寫的是如何管理你的知識，這篇主要說的是如何管理你的時間。本文將對 GTD 進行詳解，並結合自身實踐，告訴你如何使用滴答清單來實行 GTD。

你是否因為拖延，而總是熬夜在 DDL 前完成工作；

你是否因為時間不夠用，而導致做事效率低下；

你是否因為混亂的工作安排，而頭疼不已。

那麼，這篇文章很適合你。

本文篇幅較長，建議根據需求獲取信息先 mark，逐步觀看。

一、前言#

之前其實我還會用 Notion 來作 GTD 的 To-do List。但一些原因使我很少打開來看，更多是停留至記錄，沒有去真正的執行。其實他還是不太適合去做這件事情。

沒個工具管理任務的話容易誤事沒重點。前段時間快上線了才發現有了個需求漏了，急急忙忙搞完。這時候的自我要求能完成就行了，偶爾還好，要是次數多了每天就處於 “忙而無用” 的狀態了。

我之前用過 Thing3、Google 日曆、微軟 To Do、極簡待辦等，都沒堅持下來，不是因為我沒耐心，那是真的用著不順心。

那麼，一個合格的 GTD 工具需要具備哪些能力呢？

我總結了下：

待辦清單、分類歸檔、搜索、提醒、視圖篩選。很多工具都有這些功能，但是真正能有效率的不多，「滴答清單」就是這麼一款符合且高效的工具。

但光有工具是不夠的，必須知道工作原理才能真正為自己所用。因為每個人的情況不一樣，遇到的問題也不一樣，所以必須理解底層原理取其精華，才能形成自己的一套系統。

因此，我除了看各平台文章外，也研究了 GTD 作者戴維・艾倫 (David Allen) 的著作《搞定 Ⅲ》裡的一些理論。

做事靠系統不是靠感覺#

大腦不適合來記事。人的短期工作記憶非常有限，最多只能想幾件事，多了就容易忘，且時常會被其他干擾。

大腦靠不住怎麼辦呢？利用外部系統可以分擔大腦記錄的工作，比如筆記體系，也是大腦的外延系統，就像印象筆記的 slogan：你的第二個大腦。

除了筆記，生活和工作還有很多的 “任務”，同樣也需要外包。

所以，某種意義上「滴答清單」可以做作第三個大腦。

利用這些外部大腦解放腦力，讓大腦更多的去做思考的東西。

二、GTD 原理#

GTD 是 Getting Thing Done 的縮寫。這是一種能幫助你搞定事情的方法，可以解決「下一步做什麼」這個具體的問題。

1. GTD 適用人群：

   日常事務較多、追求高效、拖延、焦慮、健忘、有一定執行力但不知道方法論者。

2. GTD 的核心：

   心如止水：將 “念想” 和 “行動” 分開，以達到專注效果。

   要事優先：優先做那些 “重要” 的事情，以帶來最大價值。

3. GTD 的原理：

   清空大腦內存。大腦內存的占用會使我們感到焦慮，所以 GTD 針對性解決這個痛點，提出「大腦是用來思考的，而不是用來記事的」的道理。

心止如水#

有個叫做 “蔡格尼克效應 (Zeigarnik effect) 的心理學效應。說的是，沒有完成的任務，會給我們帶來精神壓力。比如你有一件今天必須完成的任務，同時又有個想看的電影，正常應該先完成任務再看電影。否則，這個 “未完成的任務” 就會一直困擾你，讓你看電影也不痛快。要是任務一大推，肯定就心煩意亂啥都不想幹了。

可是任務太多做不過來怎麼辦昵？GTD 要求你用一個「外部系統」去記錄在什麼時間、什麼場合要做什麼事情，而不要用自己的腦子記。腦子是用來想事兒的，不是用來記事兒的。

因此，使用外部任務列表將大腦念想外化，作為大腦的延伸系統。

有了可靠的任務記錄系統，你就可以在任何時候都不用擔心自己還有哪些該做的事兒沒有做，你就達到了心止如水的境界，你就可以好好享受工作本身，你的效率就會提高。

這就是戴維・艾倫發明的 GTD（Getting Things Done） 精髓是：Done。把這個任務做完，done 了，你就不用想它了。不用想是目的，done 是手段。

要事優先#

只想着 “Done” 也不行，還需要考慮那些重要的事情。

因為重要的事才是最能體現價值的，所以我們要遵循 “要事優先” 的原則，將事情按照 “重要” 和 “緊急” 這兩個維度分類，優先做那些 “重要但是不緊急” 的事情。

其實重要的事兒都不緊急，緊急的事兒都不重要。事情之所以緊急了，有部分原因是因為沒有及時去處理，拖延導致變成緊急了。

使用外部任務列表達到心止如水，再加上要事優先，這就是時間管理的根本原則。

知道該做什麼有時候還不行，還有一個 “自控力管理” 的問題，那就是另外的話題了，在這就不多說了。

下面我來詳細介紹下 GTD 步驟和實際操作。

三、使用方法#

GTD 方法分為五步：收集、整理、組織、回顧、執行。

1. ** 收集：**INBOX 的概念，即把你想到的 STUFF 統統丟入 INBOX。
2. ** 整理和組織：** 將收集階段 INBOX 的內容進行整理，放入對應的清單列表，分為行動和項目清單。
3. ** 回顧：** 整理完 INBOX 後，進行整體回顧，做好下次計劃和檢查。
4. ** 行動：** 開始執行吧！結合時長、場景和精力來選擇執行的行動。

收集#

人們不清除腦子裡的雜草，就容易被它們的草尖刺到。—— 霍勒斯・沃波爾（Horace Walpole）

清掃大腦。收集的目的就是清理大腦裡的雜草，如：想法、任務、目標、靈感、點子等，都收集到一處。

換句話說，一有心事，就把它記錄下來。

記錄時有兩個原則：

1. 簡單快速。
2. 不多想，不拘於形式。

我發現，如果懶得記東西，原因往往很簡單：手邊沒有快速記錄的工具。出現想法時要是記錄都要花上幾分鐘，大概率都會放棄。所以，最好讓記錄簡單易行，並且毫無不方便的感覺。

記錄時最好避免分析和想如何做，當然如果你已經想好的細節和已有的資料還是要一起記錄進去的，避免遺忘和方便執行時快速調取。

比如，你接到一個需求，有明確的截止日期和對接人，那肯定要一起記錄。你發現產品上的一個問題，那就沒必要在記錄時想解決方法，記錄發現問題的環境即可。

實際操作#

滴答清單中的多種收集方法

有什麼設備就用什麼設備，結合實際場景，優先使用更快的方式，如語音。

手機

• Siri

比如，一般在家裡我會使用「語音」記錄

“嘿，Siri，添加今天下午 6 點去樓下拿快遞到滴答清單” 或者簡單點 “提醒我 下午 6 點拿快遞”。

因為，在滴答清單可以從 iOS 的「提醒事項」和「日曆」中自動導入。

經常我帶著 AirPods 不方便拿手機，也能創建任務，Siri 真是太貼心了 ❤️

注：發送帶有時間信息消息會自動識別任務日期，例如 “今天下午三點去開會”“周六 9 點去打球” 等。

更多內容前往 APP 設置 - 快捷添加任務。

• 微信

如果我正好在使用微信，那我會直接發消息給「滴答清單公眾號」來創建，環境允許的話我更喜歡用語音。

• 三維觸控

除此之外，我還可以通過 iOS 的 “三維觸控” 長按「滴答清單」APP 進行快速創建。

Mac

• 快速添加條

使用快捷鍵，不需要打開滴答清單主窗口就可一鍵添加任務。

技巧：我會更改默認的快捷鍵為「CMD + 空格」，因為我的 Alfred 快捷鍵是「Alt + 空格」，操作上有統一認知，不必再多記快捷鍵。

• 批量添加多個

如果從其他地方複製幾十個任務過來，一個個添加就太麻煩了，快捷的方式是：先確保每個任務是分行的，然後複製到「添加條」會彈窗提示 “是否要創建多個任務”，確定即可批量創建完成。

• PopClip

在微信上或其他應用上看到任務或點子，我會通過工具 PopClip 的鼠標劃詞快速添加。

更多的創建任務方法：https://guide.dida365.com/iOS/task.html

整理和組織#

整理是篩選和處理，組織是歸類。

為什麼將處理和組織放在一起呢？在 GTD 步驟當中是分開的，但其實這兩步是需要同時進行的，所以放在一起講也更好理解。

收集箱處理流程圖

osen.design

清理收集箱的流程：

1. 明確意義，這件事是否有必要去做嗎？根據目標去判斷。

2. 需要行動嗎？根據時間判斷，本周是否要去做。

3. 是否有多個步驟？往往一個任務由多個步驟組成的，多個任務組成複雜的任務（項目），項目需要多個協作時，按照項目名稱建立清單。

   分解複雜任務時，可以選擇另一個較為充裕的時間段完成，對近期將要開始進行的項目進行全面的規劃和分解。

   • 分解任務：如何是一個複雜項目，需要分解成若干個小任務，再將每個小任務具體化。設置 “下一步行動”。
   • 下一步行動：設好 3W（Who do What by When），也就是：執行者、任務內容、截止時間。即句子結構包含：日期 + 動詞 + 事件 + 關鍵人。

4. 細化成每一個行動後，判斷完成時間，

   • 兩分鐘內是否可以完成？是「立即完成」；
   • 能否委託給別人做？交代給別人後還需要進行跟進；
   • 安排進每天的日程當中，設置好提醒。

在《搞定 Ⅲ》中，作者會把事情和資料都放進 GTD 中，但「滴答清單」並不適合做存儲資料，所以還是放在「印象筆記」比較好。

實際操作#

任務中的語法改造

舉個例子，未被加工過的是這樣的

• 問 Jack 要格式

為了確保在執行時能準確理解「要和誰做什麼」，我們需要對這些信息進行簡單的語法改造：下一步行動 = 日期 + 動詞 + 事件 + 關鍵人。

• 晚上 8 點（截止日期），給 Jack（關鍵人） 打電話（動詞）問數據分析報告的格式要求（事件）

還可以進一步判斷行動的情景是什麼，添加對應的標籤。

• 晚上 8 點，給 Jack 打電話問數據分析報告的格式要求（# 微信語音）

對「任務清單」裡的任務進行分解。

• 對於自己獨立完成且步驟較少的簡單項目
  • 在「滴答清單」中切換為「子任務模式」然後將每一個步驟，都以子任務的形式寫在任務詳情中對第一個步驟；
  • 進行語法改造，同時設置子任務提醒。
• 對於需要多人協作或步驟多的複雜項目
  • 創建一個新清單，命名為這個項目的名稱。然後刪除和移動原任務。
  • 這樣做的好處是，你能和很方便的看出項目的進展，還能使用「滴答清單」你的看板功能，用過看板的肯定會喜歡看板。

滴答清單的分類和標籤

任務很多時，合理的分類可以保障系統正常運行。對應的功能如下：

• 「清單」對應事情的「分類」，將同類的事情歸納到一起；
• 「日期和提醒」對應事情的「緊急程度」，用來規劃什麼時候做哪些事；
• 「優先級」對應「重要程度」，用來來判斷今天先做什麼，後做什麼。

除了這三個維度外，還有兩個維度 —— 情景和狀態，可以使用「標籤」來實現。

分類，跟上一篇文章《如何建立一個閉環的筆記體系？》使用的一樣，有兩點：

• 編碼，快速定位目錄
• MECE 原則（不重不漏），即彼此相互獨立不重疊，但是合在一起完全窮盡不遺漏

清單分類

清單的分類要跟上面的流程圖要相對應，但是有些不用創建清單，可以用已有的功能代替：

• 下一步行動和日程：使用「今天」和「日曆」進行查看。

標籤

情景用法：當你在上班時打開「日曆」視圖查看今天需要做的事情時，發現有很多個人的事情混在一起，想更加聚焦怎麼辦？

可以通過「篩選」功能選擇「Work」項目組清單，就只有工作的事情了。但我還想在工作完成後做點個人的事情怎麼辦呢？

只有在任務中添加標籤「在公司」即可。

情境分類的好處：它是限制你的選擇的第一道坎，讓你避免想起自己做不了的事情。

自定義智能清單

智能清單管理頁，點擊下方「添加智能清單」，可以根據「清單」、「標籤」、「日期」、「優先級」、「分配給誰」五個篩選條件創建智能清單。

四象限用法

例如，“重要且緊急” 的篩選條件可以設置如下：

• 日期選中「今天」、「明天」
• 優先級選中「高優先級」、「中優先級」

並且，你不用手動去調整任務的狀態，如果一個重要不緊急的任務沒有被及時處理，它會自動從重要不緊急轉移到重要且緊急。不過，你應該不希望這事兒發生吧。

智能清單結合標籤和分類等可以組合出很多個性化的清單來查看和管理，比如：“下班後最緊急的事”、“未進行語法改造任務”。

我的 “將來清單” 比我常用的項目清單長得多。我覺得其中很多念頭似乎有些 “痴心妄想”，比如划著獨木舟在密西西比河上漂流；也有些比較 “切合實際”，比如把照片掃描、保存為數碼文件，重寫公司的部分網站介紹等。這類事務不附加具體的下一步行動，這是它們的決定性特徵。

回顧#

回顧放在第四步不是說要先回顧才能執行，回顧和執行其實是相互的，開始執行後才能進行回顧，回顧後才能更有重點的執行。

回顧有兩個目的：（1）更新內容；（2）對齊目標。

作者在《搞定 |||》中用 “深思” 取代了 “回顧”，但我還是覺得 “回顧” 更能理解做什麼。書中提到：“深思” 是必不可少的步驟。如果你根本不看日程表上標注的事務，當初就沒必要做標注。如果你撥打電話時根本不查看電話清單，又何苦列一份電話清單呢？

所以，列出了清單就要去看。切莫「列時一時爽，一直列一直爽」。

定期對不同清單進行檢查回顧，檢查你的任務系統是否運轉的順暢，有沒有遺漏的和過期的，保證所有的事項都符合最新的情況。

按每日和每周進行：

• 第一維度，下一步行動，每日檢視回顧；
• 第二维度，當前的項目，每周檢視回顧；

學會停下來…… 如果你跑得太快，就會把有價值的東西拋在後面。
—— 道格・金（Doug King）

實際操作#

每日安排並及時回顧

每天打開滴答清單做的第一件事情，就是進入「今天」智能清單。然後，我們可以進行一個簡單的檢查，判斷今天的安排是否合理。

點擊「今天」智能清單右上角的「圓環」圖標，進入「每日計劃」模式，我們就可以逐條查看今天要做的所有事情，並方便的進行調整。

• 如果一件事情的時間安排是 OK 的，就直接點擊右下角「下一條」。
• 如果一件事情只排了「今天」，但你需要指定一個確定的時間，那麼就點擊「今天」，並選擇「今天某時」來設置時間。
• 如果一件事情你覺得今天做不了需要推遲，那麼就點擊「以後」，並選擇推遲到明天、下周或者其他日期去。
• 如果一件事情是昨天沒有及時處理而遺留下來的，就可以根據需要選擇放到「今天」或者「以後」。

「摘要」功能進行每周總結

每周總結每個人都不陌生，但是很煩的是，需要去清單也查看然後複製粘貼出來，形成周報。這樣的效率太慢了，滴答清單的「摘要」功能可以自動生成周報。

還能按清單、標籤來篩選，按完成度、清單、時間和優先級進行排序。

執行#

只有勇於付諸行動，而不是空想，才能掌握這個世界。做比看更重要…… 手是思想的利劍。 ——J・布洛諾夫斯基

根據當前所處情景，從 “日曆” 中篩選適合的行動去執行。

• 選擇原則：根據所在場所、時間長短、精力狀況等因素綜合選擇適合的行動進行。
• 執行原則：優先做清單上的行動，遇到突發事務收集到收件箱延緩執行，避免當前專注的行動被打斷。

比如，等餐時有 10 分鐘的空閒，你想高效利用這段時間，最好選擇一些比較放鬆的事情。

所以我建立了一個放鬆清單，裡面的任務有：刷「快知」、處理「必收」。這些都能在碎片時間進行。

實際操作#

將任務安排進日程

日程表是待辦事務中最基礎的著眼點。它標注了你的下一步行動，具體到確定的日期和時間，因此成了你要管理的大部分工作的基本框架。

滴答清單的安排任務功能，可以很方便的安排每天 / 周的時間，只要將任務進行拖動就可以了。

理想的效果是，當你驚訝地發現有突發事件要佔用你的時間時，只需掃一眼日程表，就能清楚地知道自己能不能立即抽出時間去處理。

番茄工作法

番茄鐘的目的是保持專注，而不是記錄時長，所以不用在意數據的華麗。帶上降噪耳機聽著白噪音或輕音樂，環境立刻 “安靜” 下來。時間一到你可以選擇去休息下或者繼續專注，這時休息時間都感覺變得更有價值。

在滴答清單中自帶了番茄鐘，可以指定任務開始或者在某個任務中開始，有時也能作為判斷任務用時的參考，或是查看自己的最佳專注時刻在什麼時候。

四、總結#

最後，你可能感嘆 GTD 真是太複雜了，我需要重申一遍它的適合人群：事多忙碌的人和追求效率的人。

如果你沒有去做的動力，只能說明你不是目標人群或者還不是時候。

那如果你是真想去試試，只是不知道如何開始，我建議你：

• 微習慣：養成一個習慣最好的開始是從微習慣（最簡單的，大腦不會抗拒的事）開始，比如收集；然後你會遇到任務太多如何整理的問題，帶著問題一步步去做動力是最足的。
• To-Do List：待辦事項清單，剛接觸 GTD 可以先這開始。單說來，建立 “必做事項清單” 或 “今天最重要的六項任務”。

說來說去，行動是關鍵。只要行動起來，哪怕這個行動 “不正確” 或者不是最好的辦法，也比猶豫不決地懸在那裡能讓你產生更強的掌控感。

這個衣櫃整理法是時間管理上的一個方法，操作對象是我們生活工作中的各種事情。操作原理就如同我們整理衣櫃裡面的衣物的步驟。整理的時候先收集衣物放在床上，進行清理整理分類然後再放入衣櫃當中，整理後最終的結果是讓我們能很容易地從衣櫃當中找出一件適合自己場合穿的衣服。

衣櫃整理法 流程圖

第一步 捕捉收集 清空衣櫃#

用收集籃收集一切引起我們注意的事情，我們將這個過程稱為捕捉，收集籃子是需要每天清空的，收集籃收集的內容都叫雜事。

收集工具#

1. 紙質的記事薄、便簽、備忘錄

2. 實實在在的工作收集籃

3. 電子的手機清單工具或者記事本、錄音設備

注意事項：

1. 收集工具越少越統一越好；

2. 保證 5 秒鐘進入錄入狀態，這個就需要把自己的收集籃隨身攜帶在身上了。

3. 定期清空這些工具，每日清空收集籃把交給別人做的事情，把已經完成的事情全部清除掉。用空空的收集籃迎接新的一天。

第二步 明確意義：為衣物分類#

當收集籃收集了一堆事情後，在合適的時間我們是可以進行清空收集籃的，我們需要明確每一件雜事的意義，所以先快速分辨出收集籃的雜事，哪些是可以行動的，哪些是不可以行動的。

我們進行清空收集籃的時候不是隨意處理的，應該遵循下面幾個原則。

1. 從上面第一項開始處理，判斷事情的實質，決定下一步的行動方案，然後放到相應的地方去。盡最大的可能快速突擊到工作籃的底部，不逃避任何一件事情的處理。

2. 一次只處理一件事情，處理完一件事情以後再去處理下一件。

3. 永遠不要再放回收集籃（被迫中斷的事情除外）從收集籃中取出事情時，立刻判定它的實質以及處理方法，不要再次放回收集籃內，爭取一次就把它做到最好。

注：三類不能行動的任務

1. 垃圾

2. 將來某時：比如去北京旅遊

3. 參考資料

注：六類可以行動的任務

1.2 分鐘行動 2. 項目 3. 任務

4. 行動 5. 指派給別人完成的事 6. 特定時間做的事

腦袋裡只裝一件事

腦袋裡只裝一件事的好處：

1. 專注 2. 成就感 3. 擺脫壓力 4. 更好的結果

腦袋裡只裝哪一件事？

只裝下一步行動：我們的焦點只有一個，就是下一步行動。

第三步：組織 將分類的衣物重新儲存#

讓我們重新整理一下思路

1. 我們有一個收集籃，裡面寫滿了雜事

2. 我們明確了每一件雜事的意義，知道了不同類型的事情，決定下一步行動方式不同

接下來我們按次序把收集籃的雜事從上到下按照之前的原則進行行動 刪除 或者歸類經過 2 分鐘不到的時間，我們已經擁有了 3 張清單和一份日程表了。

日程表：這裡存放特定時間要做的事情，比如開會、約會等等，因為涉及提醒，可以同步到手機的日程表。

將來清單：可以使用 32K 那麼大的效率手冊來管理所有清單，將來清單可能很久才能執行，所以我把它放到最後位置，每周回顧的時候翻開看看，看有沒有事情可以浮華成行動了。

行動清單：這是每天的主要清單，排在最前面，在每天工作時把效率手冊放到右手邊，翻開到行動清單這一頁，隨時可以在上面記錄，當行動完成之後，也可以隨時從上面劃掉。

項目清單：這個清單比較複雜，有時還需要隨時補充資料什麼的，不過往效率手冊添加紙張很容易，即使是 A4 紙也能折疊後加進去，所以經常會有專門的區域來存放項目相關的一切。

這樣看來，我們的清單系統看起來應該是 3+1 的組合。

3+1 組合

這樣的 3+1 組合就構成了工作中的清單系統 每天早上瀏覽一下 3+1 清單，立即就對當天要做的事情心裡有數了。

第四步 回顧：對衣物做到心中有數#

經過之前的組織整理，做事就會有條理，相應的壓力就會變小，但是做到這一步還沒有結束，良好的收集習慣還有 “3+1” 清單系統，基本上已經可以解決日常工作上的忙碌問題，但是要解決盲目問題，我們還需要深思。

為什麼需要深思？對你的清單進行深思至少有 3 個好處：

第一：孵化雜事

如果步做深思的話，我們的 “將來也許” 會越來越龐大，因此我們必須對這個清單進行修剪和浮華處理。刪除不敢興趣的，思考時機成熟的事情。

第二：產生靈感

找個不被打擾的時間段，重新審視過去發生的事情，還有將來要做的事情，很多平時覺得棘手的事情都會在這個時候找到靈感。

第三：提升高度

我們不應該只看到腳下的路，我們要去選擇道路，才能走得更遠，通過對一周工作的重新審視，向自己發問：我的目標是什麼？我該如何取捨？當我們站在新的高度去看待現在的人和事，會有意外的發現。

當知道了為什麼要進行深思之後，選擇一個恰當的深思時間是非常重要的，推薦下面兩個時間段。

1: 每天下班：

下班時問自己 4 個問題：

a. 今天做了些什麼

b. 對哪些比較滿意，對哪些不滿意？

c. 推薦了哪些重要的事？

d. 明天的規劃是什麼？

2. 每周回顧：建議每周做一次回顧，可以根據自己的實際情況來安排時間。

如何進行周回顧：

a. 清空收集籃

b. 檢視將來清單、行動清單、項目清單

c. 檢視日程表

d. 本周收集到印象筆記裡面的內容

e. 年度目標

第五步：行動 選擇最佳方案

分享一下 David Allen 提出的 6 個高度：

1. 原則（五萬英尺）

找個時間好好思考自己的價值觀，原則和目標，這些是你工作的靈魂所在。

2. 願景（四萬英尺）

這裡包含 3-5 年的工作目標，可以是職位的，也可以是組織能力、協調能力等。你需要問自己：我想要什麼？哪些人已經做到了？他們是如何做到的？達到這個目標時你會做什麼？

3. 目標（三萬英尺）

比願景更細化的東西，通常在一年內就會有一個階段性的成果。

4. 責任範圍（兩萬英尺）

工作上的角色，如銷售、管理；生活中的角色，家庭、個人財務、精神層面等；興趣愛好的角色等。

5. 任務（一萬英尺）

這裡包含了任務和項目，雖然我們已經有了一個自上而下的系統，但是我們仍然要將注意力放在眼前的一個個項目上。

6. 下一步行動（跑道）

這是最為細枝末節的事件，把它們全部放進行動清單，然後一一消滅，誰關注細節誰就更成功。剛開始我們都在同一個跑道裡面繞圈，最終只有職業規劃清晰的人，才會駕車進入快車道，直奔目標而去。

6 個高度

我們在選擇究竟執行哪一個行動的時候，通常會根據四重標準進行。

a. 重要性 b. 環境 c. 時間 d. 精力#

43 個文件夾
按每日 31 天每年 12 個月算，一共需要準備 43 個文件夾。然後需要一個足夠大的抽屜或者文件架，然後重點是：

1. 方便瀏覽標籤

1 號到 31 號，1 月到 12 月，貼在文件夾上能被一眼看到的地方。

2. 方便取出和放入

所有文件放入抽屜或文件架要寬鬆一些，取出和放入要能一次到位。

然後，具體操作：

31 個文件夾以當天的文件夾為首一字排列。比如，如果今天是 17 號，那第一個文件夾的編碼應該是 17，1 到 16 號則依次排在 31 號文件夾後面。

同理，12 個每月文件夾以當月文件夾為首依次排列。比如，這個月是 7 月，那第一個文件夾應該是貼著 7 月標籤的文件夾，1 到 6 月文件夾依次排在 12 月文件夾之後。

每天取出當天文件夾裡的事情放入工作難進行處理，帶文件夾中的事情處理完畢之後就將此文件夾排列到其他每日文件夾的最後面，以此循環。

同理，當月文件夾的事情處理完畢之後就把此文件夾放在其它每月文件夾的最後面，依次循環。

現在這個時代，最讓我們感覺焦慮就是兩件事情了，一呢就是財富，二呢就是時間，我相信絕大多數人都想着要今早的實現財富自由和時間自由。

但是現實總是殘酷的和理想之間感覺還有很大的差距，那就要努力啊，去打拼嘛，多勤奮一點呢，起碼多一些可能行吧。

996 工作制，也就是每天上班 12 個小時，每周工作 6 天啊，有時候還要加班，但就算是這樣，總還是感覺事情做不完，總是感覺時間不夠用。

於是呢，我們就去研究時間管理，學番茄工作法、把很多代辦反倒任務列表中。時間管理固然重要，但是，就算是管理好了時間，工作效率就一定提高了麼？也不一定吧。

你可以回想下工作中的一些場景：

比如說：

• 你參加了一場長達 4 小時的頭腦風暴會，過了兩個小時，你是不是會覺得注意力都沒辦法集中。
• 有時候下午工作，感覺非常疲倦、沒有耐心、同事容易爭執起來。
• 晚上回到家，想着和家人聊聊天，但是老感覺心不在焉，腦子裡滿是工作上的事情。
• 有個朋友過生日，越好了，你下班了感覺累的不行，不想去了。
• 做個方案，總感覺頭緒，腦子好像是被卡住了一樣。

這些現象好像跟時間沒什麼關係，那是什麼原因呢？是精力不足。

精力可以稱為做為事情的能力，如果精力運用不恰當，做事情的效果就會大打折扣。

** 再高效的時間管理也無法確保我們，有足夠的精力去處理每