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時間ハッカー：データ分析で明晰な人になる

以前、データ分析に関する専門書を探していて、この分野に新しい本が出版されているか確認したところ、『時間ハッカー：データ分析で明晰な人になる』という本を見つけました。購入して読んでみると、データ分析とはあまり関係がないことに気づきました。この本は時間管理について書かれており、時間管理以外にも著者の若い頃の奮闘過程が詳述されています。本の中で言うには、普通の家庭、普通の学校出身で、インターネットの最前線でカスタマーサービスからキャリアをスタートし、月給 1300 元から年収百万に達し、深圳で家を買って安住するまでの過程です。本書執筆の前に、著者は専門的な書籍も出版しており、ゲーム運営分野に特化した数少ない書籍の一つである『ゲーム運営：高手進階の道』もあります。

ドラッカーの『卓有成效な管理者』の中で、著者は冒頭で管理者は自分の時間がどこに使われているかを明確に知る必要があると述べていますが、本書には具体的な記録方法はありません。なぜなら、ドラッカーの管理書は主に大企業の上級管理者を対象としているため、著者は秘書に時間の消費を記録させることを提案しています。一方、『時間ハッカー』では、著者が時間を記録し管理する方法を詳細に説明しており、『卓有成效な管理者』の有効な補完と言えるでしょう。

時間管理に関するいくつかの要点を簡潔にまとめます：

時間は資源です。管理は行動です。時間管理とは、いくつかの管理行動を通じて、私たちにとって貴重な資源である時間を捻出することです。

繰り返しの作業を避けることが重要です。成長が得られない繰り返しの作業に直面せざるを得ない場合は、まとめたり抽出したりする方法を考え、自動化するか、ツールを開発して迅速に完了させるか、経験をまとめて他の人に任せるべきです。これは著者が若い頃、カスタマーサービスに従事していた時に理解した作業方法です。

記録をしっかり行い、時間がどのように使われているかを明確にし、並行して（例えば通勤中に地下鉄で電子書籍を聞く、トイレでスマホを使う）や、ピーク時間を避ける（朝のラッシュ前に出発、中午 13:30 に食事をする）方法で、より多くの時間を捻出します。

記録を行う前に、まず時間を分類する必要があります。著者は時間を三つの大きなカテゴリに分けています：

• 必要な時間：厳格な時間に属し、圧縮や他の用途に転用するのが難しい（ただし一部は並行利用可能）、例えば食事、入浴、睡眠、通勤、洗面など、毎日必ず投入する時間です。
• 労働時間：労働を売って報酬を得て生活を維持するための時間です。
• 自由時間：自分で自由に使える時間です。

この三つの分類に基づいて、時間の分類は以下のように表現できます：

上記の表には、時間と行動という二つの次元があります。理論的には、時間と行動はあまり関連がありません。例えば、労働時間中に娯楽を楽しむこと（サボること）もできますし、自由時間中に独立作業を行うこと（自主的に残業すること）もできます。このため、この区分は厳密な意味でのものではなく、これらの時間タイプの中で大体的にこれらの行動や活動を行っていると言えます。

健康はすべての基盤であり、健康は主に睡眠、食事、運動、感情の 4 つの側面によって左右されます。前の 3 つの側面は具体的に行動に対応できます。したがって、健康を独立した大項目として抽出し、上記の時間分類を以下のように変換できます：

時間の分類ができたら、毎日の時間を記録し、最適化を行うことができます。時間の記録表はおおよそ以下のようになります：

この表を通じて、自分の時間がどこに使われているかを比較的明確に把握できます。その後、特定の最適化を行うことができ、最適化のいくつかの側面は以下の通りです：

1. 通勤時間を減らす、例えば会社の近くに引っ越す。
2. 時間の並行性を高める、例えば運動しながらドラマを見たり、移動中に電子書籍を聞いたり、子供と一緒にランニングする（親子の付き添いの目的を達成しつつ、身体を鍛える目的も達成する）。
3. すべての待機が必要な事柄を避ける、核心はピーク時間を避けることです。
4. 成長が得られない繰り返し作業を避ける。
5. 無意味な時間の浪費を減らす、例えば過剰な睡眠、無駄な社交、過剰な娯楽消費。

著者は非常に面白い例を挙げています。スマートフォンの充電が満タンになったとき、さらに充電に時間をかけるのは意味がありません。睡眠も同様で、自然に目が覚めたら起きるべきで、さらに寝ているのは無意味な時間の浪費に過ぎません。

並行性についても一定の区別が必要です。すべての事柄が並行性に適しているわけではありません。しかし、いくつかの活動は完全に並行して行うことができます。多くの人が運転しながら音楽を聞く経験を持っているでしょう。運転と音楽を聞くことは異なる、独立して行うことができる行動です。

苦労して捻出した時間をどのように使うことで最大の価値を発揮できるのでしょうか？著者はまた一つの表を挙げ、特に言及しています。シンプルな数十文字しかありませんが、彼の苦心の反復的な改良の結果です。以下のようになります：

これらはすべて人生における重要な事柄です。しかし、注意すべき点は：

1. 価値観の違いに基づいて、重みが異なること。
2. 人生の段階の違いに基づいても異なること。例えば、若い頃は自己成長と業績に重きを置き、結婚して子供を持つと親子の維持と付き添いに多くの時間を割くようになります。
3. 娯楽や余暇は必ずしも時間の浪費ではなく、全く無駄ではありません。それは私たちの心身を楽しませ、気分をリラックスさせ、生活の楽しさを感じさせることができます。唯一注意すべきは、夢中になりすぎず、過剰な時間を費やさないことです。

最後に、仕事は私たちの日常の主要な時間を占めています。仕事の時間を効果的に記録し管理する方法について、著者は「フローログ」というツールを使用して管理しています。その表は以下の通りです：

総じて、これは良い本です。著者の誠実さを感じることができ、ほぼ自分の知識を惜しみなく伝えようとしている本であり、良い励ましと時間管理の本です。皆さんにお勧めします。

この文章では、管理者として直面する可能性のある時間管理の課題と、OmniFocus を使ってこれらの課題に対処する方法を共有します。

張マネージャーは IT 企業で働いており、プログラマーとして 5 年間奮闘し、権威ある技術力を持ってプロジェクトマネージャーに昇進しましたが、同時に苦悩も訪れました。

技術と管理は全く異なる能力を必要とします。優れたプログラマーが優れたプロジェクトマネージャーであるとは限りません。そのため、張マネージャーはスムーズに進んでいたのが、急に困難な状況に陥りました。

彼が担当する 3 つのプロジェクトは、彼にとって不安の種であり、いつ問題が発生するかわからず、非常に受動的でした。

技術職から管理職へのアドバイス#

簡単に言うと、小強は張マネージャーが地位を上げたが、視点は上がっていないと考えています。彼は依然としてプロジェクトの詳細に主要なエネルギーを費やしており、バグを解決したり、品質テストを行ったりしています。彼はより高い位置から 3 つのプロジェクトを俯瞰し、コミュニケーションと調整を行うべきです。

そのため、小強は専門技術職から管理職に昇進した後、適応できないと感じる友人にいくつかのアドバイスを提供します：

1. 仕事の重点は人とのコミュニケーションと調整を行うことであり、物事を解決することではありません。まず思考のパターンを変える必要があります。

2. 時間管理の方法をアップグレードする必要があります：単純に ToDo リストを書く方法から、状況とレビューの概念を持つ方法にアップグレードします。状況の概念を導入することで、複数のプロジェクトで「類似項目を統合」し、効率を向上させることができます。レビューの概念は、エネルギーを「作業」から「思考」にシフトさせるのに役立ちます。

3. 完璧主義の傾向を適度に抑制すること。人が物事を行う際、他の人が行うことは完璧ではないかもしれませんが、今考えるべきはプロジェクト全体の調和であり、特定の部分の完璧さではありません。

4. 複数プロジェクトの管理は知識労働者の基本スキルです。現在、1 つのプロジェクトだけを担当している人はいないはずです。たとえ仕事で 1 つのプロジェクトだけを担当していても、生活の中のプロジェクトも含めて、複数プロジェクトの管理が必要です。複数プロジェクトの管理では、異なるプロジェクト間で切り替えを学ぶ必要があります。A の引き出しを開けると A プロジェクト、B の引き出しを開けると B プロジェクト、こうすることで「物事を知る」頭が混乱しません。

下の図からわかるように、プロジェクトマネージャーにとって重要なのは、誰が何をする必要があるかを知り、彼らの関係を調整することです。同時に、これらの人々の行動の進捗を注視します。

プログラマーは、物事をどうやって行うか、そして物事をタイムリーに完成させることを知っています。

プロジェクト管理者の行動システム#

プロジェクト管理者の行動管理システムは次のようになります：

1. 複数のプロジェクトの ToDo リストを同時に見て、全体を把握します。

2. 複数のプロジェクトの中で締切が近い ToDo リストを集中表示し、どれを先に行うかを総合的に考慮します。

3. 複数プロジェクトの中で一括処理できるものを表示し、作業効率を向上させます。

4. 定期的にすべてのプロジェクトをレビューし、漏れや欠落をチェックし、進捗を把握し、思考を促します。

2 つの概念を明確にする：#

1. 順序と連続性の違い

各プロジェクトの次の行動は紫色で表示され、これはそのプロジェクトで次に行うべきことを示しています。

順序型プロジェクト：前のタスクを完了しないと次のタスクに進めない必要があります。例えば、ソフトウェア開発はソフトウェアテストを経て正式にリリースされ、その後に続くオンライン、宣伝、プロモーションなどの作業が行われます。この時、プロジェクト内の残りのタスクは最上部のものを除いて、他はすべて使用不可の灰色になります。

平行型プロジェクト：プロジェクト内のタスクの先後順は敏感ではなく、特別な順序で完了する必要はありません。クリックすると、プロジェクト内の残りのタスクがすべて使用可能な黒色に変わります。

2. チェックと繰り返し頻度の違い

プロジェクトを選択し、チェックインを開くと、「繰り返し頻度」と「チェック」の 2 つのオプションが表示されます。これらの違いは次のとおりです：

繰り返し頻度：生活や仕事の中で多くのタスクが繰り返し行われる必要があります。例えば、毎週のレビューを日曜日の朝 6 時 30 分に設定すると、その時に OmniFocus がリマインドし、1 つずつチェックを外しても、他のタスクのように「完了」とはならず、灰色の「使用不可」に変わります。次の日曜日になると再び黒色の「使用可能な行動」に戻ります。

繰り返し頻度は、日 / 週 / 月 / 年に設定できます（四半期ごとに設定できると聞きましたが、私はテストできませんでした）。

チェック：この機能は、GTD メソッドのレビュー段階に直接対応しており、一定の時間ごとに手元のプロジェクトをレビューし、プロジェクトに対するコントロールを強化します。繰り返し頻度も日 / 週 / 月 / 年に設定できますが、なぜ繰り返し頻度を直接使用できないのでしょうか？理由は簡単です：あるプロジェクトは毎週繰り返されますが、1 か月に 1 回しかチェックしません。1 つは作業のレベル、もう 1 つはレビューのレベルです。この 2 つの概念を明確に区別することで、繰り返しとチェックの違いを理解できます。

冒頭で述べたように、プロジェクト管理を始めたばかりの人にとって、最も苦痛なのは、地位が上がったが、作業方法がアップグレードされていないことです。

私の経験から言うと、作業方法をアップグレードするための要点は 2 つあります：

1. フォーカスを「物事を行う」から「人を扱う」に移すこと。
2. 行動の重点を「解決する」から「レビュー」に移すこと。

行動とプロジェクトをコントロールすることで、役割のバランス、年間目標、未来のビジョンに目を向けることができるようになります。これは基本的なスキルです。共に頑張りましょう！

あなたの E メールを通じて、あなたが個人の価値と社会的価値について考えていることがわかりました。これは非常に良いことです。職場で成功している人は皆、自分自身と競争している勝者であり、キャリアの計画者であり、人生の計画の実践者です。あなたが私に自分の価値観を共有するよう求めているのであれば、私は自分の職業価値観を共有します。それは、価値観が仕事の中で具体的に表現されるものです。

• 1. 管理：仕事の目的と価値は、他者や何かを管理する権限を得ることであり、一定の範囲内の人や物を指揮し、動かすことができることです。
• 2. 成就感：仕事の目的と価値は、常に革新を追求し、成果を上げ、リーダーや同僚から称賛を受けたり、自分がやりたいことを実現したりすることです。
• 3. 社会的交流：仕事の目的と価値は、さまざまな人と交流し、広範な社会的なつながりや関係を築くことができ、さらには著名な人物と知り合うことができることです。

自分の職業価値観を見つけた後、仕事の中での事務処理がずっと楽になりました。例えば、同時に処理する必要がある 2 つの事務がある場合、どのように優先順位を決定するか？一つは、会社全体の誰も解決できない技術的な問題を解決すること、もう一つは新しいプロジェクトの管理を主導することです。今の価値観に基づくと、管理が第一位に来るので、新しいプロジェクトを主導することを選びます。10 年前に戻ると、その時の価値観は今とは異なり、成就感をより重視していたので、技術的な問題に情熱を注いで取り組んでいました。この小さな例から、何かの示唆を得られたでしょうか？

「猿の法則」は、時間とタスクを効率的に管理するための思考モデルに由来し、生活や仕事でより良い成果を得るための助けとなります。その核心理念は、猿のように一つのことに集中し、外部の干渉を受けず、持続的に努力することです。これは、仕事の中での干渉を取り除き、重要なタスクに注意を集中させることを奨励します。

四象限時間管理法では、タスクはその重要性と緊急性に基づいて 4 つの象限に分類されます：

• 第一象限：重要かつ緊急（危機や緊急の事務）
• 第二象限：重要だが緊急でない（計画や目標）
• 第三象限：重要でないが緊急（他者からの要求による緊急事務）
• 第四象限：重要でなくかつ緊急でない（時間を浪費する活動）

「猿の法則」は、特に第三象限から抜け出すのに役立ち、他者や外部の緊急事務に気を取られないようにします。これを実現するために、以下のいくつかのステップを考慮することができます：

1. 優先順位を決定する：#

• あなたの長期目標にとって重要なタスクを明確にし、できるだけ第二象限のタスクに注意を集中させます。これらのタスクは緊急ではありませんが、あなたの成長と成功に大きな影響を与えます。
• 第三象限のタスクは二次的な位置に置き、実際に即時の処理が必要かどうかを評価し、他の人に処理を委任できるかもしれません。

2. 「いいえ」と言うことを学ぶ：#

• 重要でないが緊急なタスクは、断固として拒否したり、処理を遅らせたりすることができ、他者の緊急事務の「猿」にならないようにします。
• 明確な境界を設定し、他者があなたの時間を占有するのを管理することを学びます。

3. 集中する：#

• 「猿の法則」を通じて、現在のタスクに集中し、簡単に切り替えないようにし、マルチタスク処理による効率の低下を避けます。
• ポモドーロ・テクニックなどの集中テクニックを使用し、高度に集中し、各タスクを効率的に完了させることを確保します。

4. 最も重要なことを行う：#

• 定期的にタスクリストを確認し、毎日行うことが本当に目標の達成を推進する核心的なタスクであることを確認し、緊急だが重要でない事柄に時間を占有されないようにします。

5. 反省と調整：#

• 定期的に自分の時間配分を見直し、第三象限のタスクに過剰な時間が消費されているかどうかを確認します。もしそうであれば、計画を調整し、より多くの時間を第二象限に投入します。

これらの戦略を通じて、あなたは「第三象限」の困難から抜け出し、忙しさと無駄な状態に陥ることを避け、真に長期的な利益をもたらすタスクに集中し、より効率的で意味のある仕事と生活を実現できるでしょう。

四象限の法則は、著名な管理学者スティーブン・コヴィーによって提唱された時間管理理論であり、物事を重要性と緊急性に基づいて 4 つの象限に分類します。

1. 重要かつ緊急。

2. 重要だが緊急でない。

3. 重要でないが緊急。

4. 重要でなくかつ緊急でない。

第一象限：重要かつ緊急。例：メディアによる会社のネガティブな報道への対処、高校の志望校の選択など。これらの事柄はすぐに行う必要があり、さもなければ非常に深刻な結果を招きます。しかし、すぐに行動に移す際には、本当にそんなに重要で緊急な事柄が多いのか考える必要があります。第二象限：重要だが緊急でない。例えば、家庭の投資戦略を策定することや、コースのトレーニングに参加することなど、これらの事柄は一見緊急ではありませんが、無視することはできません。今重視しなければ、いつでも重要かつ緊急な事柄に発展する可能性があります。例えば、子供用の歯ブラシ市場が競合他社に占領されていないことを発見した場合、この市場に対する製品戦略を第二象限に置いておくと、ある日スーパーで競合他社の子供用歯ブラシが市場に出ているのを見つけたとき、製品戦略を策定することが第一象限に移行します。このように、第二象限の事柄に対しては、緊急性がなくても時間計画を立てて進める必要があります。問題は、どうすればより多くの事柄が不快な第二象限に入るのを避けられるかです。第三象限：重要でないが緊急。例：顧客が突然電話をかけてきて、臨時会議を開くなど、多くの人が緊急性が重要であると誤解します。実際、緊急性と重要性には何の関係もありません。例えば、顧客が突然電話をかけてきて、特定のコードの一部を修正する必要があると言ってきた場合、すぐに行動に移すのではなく、その事柄が他の手元の事柄に対してどれほど重要であるかを評価し、決定を下す必要があります。問題は、第三象限の事柄をできるだけ減らす方法です。第四象限：重要でなくかつ緊急。例：退屈なテレビ番組を見たり、一人でぶらぶらしたりすること。この象限の事柄は時間を浪費するために使われます。前三つの象限の調整としては許されますが、この象限に過度に没頭すると、私たちの生産性が大幅に低下します。問題は、私たちが仕事の中でこの象限に入る必要があるかどうかです。私たちは、1 週間のやるべきことを合理的にこの 4 つの象限に配置することができます。4 つの象限の事柄に対しては異なる態度と処理方法を取るべきです。これらの事柄を処理する原則を見てみましょう。第一象限：言うまでもなく、すぐに行動に移すべきです。私たちの仕事の主要なプレッシャーは第一象限から来ており、私たちの生活の主要な危機も第一象限から来ています。第一象限は危険地帯であり、ここに入る回数が少ないほど良いです。第一象限の 80％の事柄は、第二象限でうまく処理されなかった事柄から来ています。つまり、このプレッシャーと危機は自分自身が強制したものです。例えば、重要な顧客と一緒に買い物、食事、娯楽をするために一日中時間を費やさなければならないのは、私たちの製品の問題が顧客に大きな迷惑をかけたからです。そして、私たちはこの重要かつ緊急な事柄を通じて顧客をなだめる必要があります。第二象限：計画的に行動する必要があります。私たちは時間を第二象限に投資すべきです。緊急でないからといって処理しないのではなく、最初の段階でタスクを分解し、時間計画を立てるべきです。そうすれば、毎日少しの時間を投入するだけで完了できます。第三象限：他の人に任せるべきです。第三象限の失敗は、私たちが忙しく、麻痺している源です。この象限の事柄は、他の人に任せることができるのが最善です。第四象限：できるだけ避けるべきです。これはリラックスのための象限です。疲れているときは、重要でなくかつ緊急でない事柄を行うことで、心と体のバランスを取ることができます。しかし、この象限に過度に時間やエネルギーを投入することは、人生を浪費することになります。例えば、疲れているときは友人と食事をしたり、飲んだり、冗談を言ったりすることは、労働と休息の組み合わせです。しかし、毎日そのようにしていると、仕事を放棄することになります。

猿の法則を使って第三象限から抜け出すことができます。猿の法則は、ウィリアム・オッカムが提唱した理論で、背中の猿に由来しています。彼はその仕事を猿に例え、いつでもあなたに飛び乗ってくる猿のように、特有の時間管理理論を「猿の管理アート」と呼びました。あなたにとって本当に重要な事柄は、実際には第二象限にあります。それは、長期的な投資の質に関わる仕事の完成度や成長に関わるものです。したがって、私たちの時間とタスクの目標は、第二象限に入ることです。仕事は、まるで猿のように、いつでもあなたに飛び乗ってくる猿のようです。管理者が時間が足りないのは、権限を十分に委譲していないからです。あなたは他の人の責任を非常に効率的に果たしていますが、自分のことはどうなっていますか？あなたは自分の責任の境界を明確にする必要があります。

方法論から実践へ、時間管理を整理することが重要です。GTD の上部では、知識を管理する方法について書かれていますが、今回は時間を管理する方法について書かれています。この記事では、GTD を詳細に説明し、自身の実践と組み合わせて、TickTick を使用して GTD を実行する方法をお伝えします。

あなたは、遅延のために締切前に仕事を終わらせるために夜遅くまで働いていることはありませんか？

あなたは、時間が足りないために仕事の効率が低下していることはありませんか？

あなたは、混乱した仕事のスケジュールに頭を悩ませていることはありませんか？

それなら、この文章はあなたにとって非常に適しています。

この記事は長いので、必要に応じて情報を取得するためにマークし、段階的に視聴することをお勧めします。

一、前書き#

実は以前、私は Notion を使って GTD の To-do リストを作成していました。しかし、いくつかの理由で、私はほとんど開かず、記録に留まってしまい、実際には実行していませんでした。実際、これはあまり適していませんでした。

ツールなしでタスクを管理すると、重要性が失われることがあります。最近、もうすぐローンチすることが決まったときに、要求が漏れていることに気づき、急いで完了させました。このときの自己要求は、完了すれば良いというもので、時々は良いのですが、回数が多くなると、毎日「忙しくて無駄な」状態になってしまいます。

私が考えるに、適切な GTD ツールにはどのような能力が必要でしょうか？

私は以下のようにまとめました：

To-do リスト、分類アーカイブ、検索、リマインダー、ビューのフィルタリング。多くのツールにはこれらの機能がありますが、実際に効率的に機能するものはあまりありません。「TickTick」はそのようなツールの一つです。

しかし、ツールだけでは不十分です。作業原理を理解しなければ、自分に合ったシステムを形成することはできません。なぜなら、各人の状況は異なり、直面する問題も異なるからです。したがって、基本的な原理を理解し、エッセンスを取り入れることで、自分のシステムを形成する必要があります。

そのため、私は各プラットフォームの記事を読むだけでなく、GTD の著者デビッド・アレンの著作『Getting Things Done』のいくつかの理論も研究しました。

物事をシステムに頼るのではなく、感じること#

脳は記憶するのに適していません。人間の短期作業記憶は非常に限られており、最大で数件の事しか考えられず、多くなると忘れやすく、他の干渉によってしばしば影響を受けます。

脳が頼りにならない場合、どうすればよいのでしょうか？外部システムを利用して脳の記録作業を分担することができます。例えば、ノート体系は脳の外延システムであり、印象的なノートのスローガンのように「あなたの第二の脳」です。

ノート以外にも、生活や仕事には多くの「タスク」があり、同様に外注する必要があります。

したがって、ある意味で「TickTick」は第三の脳として機能します。

これらの外部の脳を利用して脳力を解放し、脳がより多くの思考を行うことができるようにします。

二、GTD の原理#

GTD は Getting Things Done の略です。これは、物事を整理するのに役立つ方法であり、「次に何をすべきか」という具体的な問題を解決できます。

1. GTD の対象者：

   日常業務が多く、高効率を追求し、遅延、焦燥、忘れっぽい、ある程度の実行力があるが方法論がわからない人。

2. GTD の核心：

   心を静める：思考と行動を分けて、集中効果を達成します。

   重要なことを優先する：最大の価値をもたらす「重要な」ことを優先的に行います。

3. GTD の原理：

   脳のメモリをクリアにします。脳のメモリの占有は私たちを不安にさせるため、GTD はこの痛点を解決するために「脳は思考するためのものであり、記憶するためのものではない」という理論を提唱しています。

心を静める#

「ツァイグニック効果（Zeigarnik effect）」という心理学的効果があります。これは、未完了のタスクが私たちに精神的なストレスをもたらすことを示しています。例えば、今日中に完了しなければならないタスクがあり、同時に見たい映画がある場合、通常はタスクを先に完了させてから映画を見るべきです。そうでなければ、この「未完了のタスク」は常にあなたを悩ませ、映画を見ても楽しめなくなります。タスクが多すぎると、心が乱れて何もしたくなくなります。

しかし、タスクが多すぎて処理できない場合、どうすればよいのでしょうか？GTD は「外部システム」を使って、何を、いつ、どこで行うかを記録することを要求します。脳は考えるためのものであり、記憶するためのものではありません。

したがって、外部タスクリストを使用して脳の思考を外部化し、脳の延長システムとして機能させます。

信頼できるタスク記録システムがあれば、いつでも自分がやるべきことを心配する必要がなくなり、心を静める境地に達することができ、仕事そのものを楽しむことができ、効率が向上します。

これがデビッド・アレンが発明した GTD（Getting Things Done）のエッセンスです：Done。タスクを完了させることができれば、もう考える必要はありません。考えないことが目的で、Done が手段です。

重要なことを優先する#

「Done」だけでは不十分で、重要なことも考慮する必要があります。

重要なことは最も価値を反映するものであるため、「重要なことを優先する」という原則に従い、物事を「重要」と「緊急」の 2 つの次元で分類し、「重要だが緊急でない」ことを優先的に行います。

実際、重要なことは緊急ではなく、緊急なことは重要ではありません。物事が緊急になる理由の一部は、適時に処理されなかったことに起因し、遅延が緊急に変わるのです。

外部タスクリストを使用して心を静め、重要なことを優先することが、時間管理の基本原則です。

何をすべきかを知っていても、時には「自己制御力管理」の問題があり、これは別の話題ですので、ここでは多くは言いません。

以下に GTD のステップと実際の操作を詳しく説明します。

三、使用方法#

GTD の方法は 5 つのステップに分かれています：収集、整理、組織、レビュー、実行。

1. ** 収集：**INBOX の概念、つまり思いついたすべての STUFF を INBOX に放り込むこと。
2. ** 整理と組織：** 収集段階の INBOX の内容を整理し、適切なリストに分類し、行動リストとプロジェクトリストに分けます。
3. ** レビュー：**INBOX を整理した後、全体を見直し、次回の計画とチェックを行います。
4. ** 行動：** さあ、実行しましょう！時間、状況、エネルギーに応じて実行する行動を選択します。

収集#

人々は脳の雑草をクリアにしないと、雑草の尖りに刺されやすくなります。—— ホレス・ウォルポール（Horace Walpole）

脳をクリアにします。収集の目的は、脳の雑草をクリアにすることです。例えば、考え、タスク、目標、インスピレーション、アイデアなどをすべて一箇所に集めます。

言い換えれば、心配事があればすぐに記録します。

記録する際には 2 つの原則があります：

1. 簡単で迅速であること。
2. あまり考えず、形式にこだわらないこと。

私は、物事を記録するのが面倒な理由は、手元に迅速に記録するためのツールがないことが多いと気づきました。アイデアが浮かんだときに記録するのに数分かかると、大抵は諦めてしまいます。したがって、記録を簡単に行えるようにし、不便さを感じないようにするのが最善です。

記録する際には、分析や解決方法を考えるのを避けるべきですが、すでに考えた詳細や既存の資料は一緒に記録しておくべきです。そうすることで、忘れずに実行時に迅速に取り出せます。

例えば、要求を受け取った場合、明確な締切と接続者がいるなら、それを一緒に記録する必要があります。製品上の問題を発見した場合、解決方法を考える必要はなく、問題を発見した環境を記録するだけで十分です。

実際の操作#

TickTick でのさまざまな収集方法

どのデバイスでも使用し、実際の状況に応じて、より迅速な方法を優先します。例えば、音声を使用します。

スマートフォン

• Siri

例えば、一般的に家にいるときは「音声」で記録します。

「ヘイ、Siri、今日の午後 6 時に下に行って荷物を受け取るように TickTick に追加して」とか、シンプルに「午後 6 時に荷物を受け取るようにリマインドして」と言います。

TickTick は iOS の「リマインダー」や「カレンダー」から自動的にインポートできます。

よく AirPods を着用しているときは、スマートフォンを取り出すのが不便なので、タスクを作成できます。Siri は本当に便利です❤️

注：時間情報を含むメッセージを送信すると、タスクの日付を自動的に認識します。例えば、「今日の午後 3 時に会議に行く」「土曜日の 9 時にスポーツをする」など。

さらに、アプリの設定に移動して、タスクを迅速に追加する方法を確認します。

• WeChat

もしちょうど WeChat を使用している場合は、「TickTick 公式アカウント」にメッセージを送信してタスクを作成します。環境が許せば、音声を使用するのが好きです。

• 3D タッチ

さらに、iOS の「3D タッチ」を使用して、TickTick アプリを長押しして迅速に作成できます。

Mac

• クイック追加バー

ショートカットキーを使用して、TickTick のメインウィンドウを開かずにタスクを一度に追加できます。

テクニック：デフォルトのショートカットキーを「CMD + スペース」に変更します。なぜなら、私の Alfred ショートカットキーは「Alt + スペース」であり、操作上の統一認識が必要で、ショートカットキーを追加で覚える必要がありません。

• 複数のタスクを一度に追加

他の場所から数十のタスクをコピーしてきた場合、一つずつ追加するのは非常に面倒です。迅速な方法は、各タスクが改行されていることを確認し、「追加バー」にコピーすると、ポップアップウィンドウが表示され、「複数のタスクを作成しますか？」と確認されます。

• PopClip

WeChat や他のアプリでタスクやアイデアを見たとき、ツールの PopClip を使用してマウスで選択して迅速に追加します。

さらに、タスクを作成する方法：https://guide.dida365.com/iOS/task.html

整理と組織#

整理は選別と処理であり、組織は分類です。

なぜ整理と組織を一緒にするのかというと、GTD のステップでは分かれていますが、実際にはこの 2 つのステップは同時に行う必要があるため、一緒に説明する方が理解しやすいです。

収集箱処理フローチャート

osen.design

収集箱をクリアにするプロセス：

1. 意味を明確にする：この事柄を行う必要があるのか？目標に基づいて判断します。
2. 行動が必要ですか？時間判断に基づいて、今週行う必要があるかどうかを判断します。
3. 複数のステップが必要ですか？多くのタスクが複数のステップで構成されている場合、複数のタスクが複雑なタスク（プロジェクト）を構成します。プロジェクトには複数の協力が必要であり、プロジェクト名に基づいてリストを作成します。

複雑なタスクを分解する際には、別の余裕のある時間帯を選択して、今後開始するプロジェクトを全面的に計画し、分解します。

• タスクを分解する：複雑なプロジェクトの場合、いくつかの小さなタスクに分解し、各小タスクを具体化します。「次の行動」を設定します。
• 次の行動：3W を設定します（Who do What by When）、つまり、実行者、タスク内容、締切時間です。文の構造には、日付 + 動詞 + イベント + 重要人物が含まれます。

4. 各行動を細分化した後、完了時間を判断します。

• 2 分以内に完了できますか？→「すぐに完了」。
• 他の人に任せられますか？→他の人に任せた後、フォローアップが必要です。
• 毎日のスケジュールに組み込む、リマインダーを設定します。

『Getting Things Done』の中で、著者はすべての事柄と資料を GTD に放り込みますが、「TickTick」は資料を保存するのには適していないため、やはり「印象ノート」に保存するのが良いでしょう。

実際の操作#

タスクの文法改造

例えば、未加工のものは次のようになります。

• ジャックにフォーマットを尋ねる

実行時に「誰に何をするか」を正確に理解できるようにするために、これらの情報を簡単な文法改造を行います：次の行動 = 日付 + 動詞 + イベント + 重要人物。

• 午後 8 時（締切日）、ジャックに電話をかける（動詞）データ分析報告のフォーマット要件を尋ねる（イベント）

さらに、行動の状況が何であるかを判断し、対応するタグを追加します。

• 午後 8 時、ジャックに電話をかけてデータ分析報告のフォーマット要件を尋ねる（# WeChat 音声）

「タスクリスト」のタスクを分解します。

• 自分で独立して完了でき、ステップが少ないシンプルなプロジェクトの場合
  • 「TickTick」で「サブタスクモード」に切り替え、各ステップをタスクの詳細にサブタスクとして書き込みます。
  • 文法改造を行い、サブタスクのリマインダーを設定します。
• 複数人の協力が必要な複雑なプロジェクトの場合
  • 新しいリストを作成し、そのプロジェクトの名前を付けます。その後、元のタスクを削除して移動します。
  • こうすることで、プロジェクトの進捗を簡単に確認でき、「TickTick」の看板機能を使用して、看板を使用したことがある人は必ず看板が好きになるでしょう。

TickTick の分類とタグ

タスクが多い場合、合理的な分類がシステムの正常な運用を保証します。対応する機能は次のとおりです：

• 「リスト」は事柄の「分類」に対応し、同類の事柄をまとめます。
• 「日付とリマインダー」は事柄の「緊急度」に対応し、いつ何をするかを計画します。
• 「優先度」は「重要度」に対応し、今日何を先に行うか、後に行うかを判断します。

これらの 3 つの次元に加えて、状況と状態の 2 つの次元があり、「タグ」を使用して実現できます。

分類は、前回の記事「閉じたノート体系を構築する方法」で使用したものと同じで、2 つのポイントがあります：

• コーディング、迅速にディレクトリを特定する。
• MECE 原則（重複せず漏れがない）、つまり互いに独立して重複せず、完全に網羅すること。

リストの分類

リストの分類は上記のフローチャートに対応する必要がありますが、いくつかのリストを作成する必要がない場合は、既存の機能を代わりに使用できます：

• 次の行動と日程：使用「今日」と「カレンダー」で確認します。

タグ

状況の使用法：仕事中に「カレンダー」ビューを開いて今日やるべきことを確認すると、個人的な事柄が混在していることに気づき、より集中したい場合はどうすればよいでしょうか？

「フィルタ」機能を使用して「Work」プロジェクトグループリストを選択すると、仕事の事柄だけが表示されます。しかし、仕事が終わった後に個人的な事柄をやりたい場合はどうすればよいでしょうか？

タスクに「会社にいる」というタグを追加するだけです。

状況分類の利点：それはあなたの選択を制限する最初の障壁であり、あなたができないことを思い出させないようにします。

カスタムインテリジェントリスト

インテリジェントリスト管理ページで、下部の「インテリジェントリストを追加」をクリックすると、「リスト」、「タグ」、「日付」、「優先度」、「誰に割り当てるか」の 5 つのフィルタ条件に基づいてインテリジェントリストを作成できます。

四象限の使用法

例えば、「重要かつ緊急」のフィルタ条件を次のように設定できます：

• 日付を「今日」、「明日」に選択。
• 優先度を「高優先度」、「中優先度」に選択。

また、タスクの状態を手動で調整する必要はありません。重要でない緊急なタスクが適時処理されなかった場合、それは自動的に重要でない緊急な状態に移行します。しかし、あなたはこの事が起こることを望んでいないでしょう。

インテリジェントリストは、タグや分類などと組み合わせて、多くのパーソナライズされたリストを作成して確認し、管理できます。例えば、「仕事が終わった後の最も緊急な事」、「文法改造が行われていないタスク」など。

私の「将来のリスト」は、私が普段使用するプロジェクトリストよりもはるかに長いです。その中には、多くのアイデアが「夢のような」ものであり、例えばミシシッピ川でカヤックを漕ぐことや、写真をスキャンしてデジタルファイルとして保存すること、会社の一部のウェブサイトの紹介を再執筆することなど、現実的なものもあります。このようなタスクには具体的な次の行動が付加されていないことが決定的な特徴です。

レビュー#

レビューは第四のステップに置かれていますが、実行する前にレビューする必要はありません。レビューと実行は実際には相互に関連しています。実行を開始した後にレビューを行い、レビュー後により重点的に実行することができます。

レビューには 2 つの目的があります：（1）内容を更新すること；（2）目標を整合させること。

著者は『Getting Things Done』の中で「深く考えること」を「レビュー」に置き換えていますが、私は「レビュー」の方が何をするかを理解しやすいと感じています。本書では「深く考えること」は不可欠なステップであると述べられています。もしあなたがスケジュール表に記載された事柄を全く見ないのであれば、最初から記載する必要はありません。もし電話をかけるときに電話リストを全く確認しないのであれば、電話リストを作成する意味はありません。

したがって、リストを作成したら、必ず確認する必要があります。「リストを作成するのは一時的に爽快で、ずっと作成し続けるのは爽快ではない」ということを避けるべきです。

定期的に異なるリストをチェックし、タスクシステムがスムーズに運営されているか、漏れや期限切れがないかを確認し、すべての事柄が最新の状況に合致していることを保証します。

毎日と毎週のチェックを行います：

• 第一の次元は、次の行動であり、毎日のレビューを行います。
• 第二の次元は、現在のプロジェクトであり、毎週のレビューを行います。

立ち止まることを学びましょう…… もしあなたがあまりにも速く走っていると、価値のあるものを後ろに投げ捨ててしまいます。
—— ダグ・キング（Doug King）

実際の操作#

毎日の計画を立て、タイムリーにレビューする

毎日 TickTick を開くと、最初に行うことは「今日」のインテリジェントリストに入ることです。その後、簡単なチェックを行い、今日の計画が合理的かどうかを判断します。

「今日」のインテリジェントリストの右上隅にある「円環」アイコンをクリックすると、「毎日の計画」モードに入ります。これにより、今日行うすべての事柄を逐条確認し、調整が容易になります。

• もし一つの事柄の時間配分が OK であれば、右下の「次の項目」をクリックします。
• もし一つの事柄が「今日」だけに設定されているが、特定の時間を指定する必要がある場合は、「今日」をクリックし、「今日のある時刻」を選択して時間を設定します。
• もし一つの事柄が今日できない場合は、クリックして「後で」を選択し、明日、来週、または他の日付に延期します。
• もし一つの事柄が昨日処理できなかった場合は、必要に応じて「今日」または「後で」に移動できます。

「要約」機能で毎週のまとめを行う

毎週のまとめは誰もが知っていることですが、面倒なのは、リストを確認してコピー＆ペーストして週報を作成する必要があることです。このような効率は非常に遅いですが、TickTick の「要約」機能を使用すれば、週報を自動生成できます。

リストやタグでフィルタリングし、完了度、リスト、時間、優先度でソートできます。

実行#

行動を起こすことが重要です。空想するのではなく、行動を起こすことで、この世界を掌握することができます。行動することは見ることよりも重要です…… 手は思考の剣です。 ——J・ブロノフスキー

現在の状況に応じて、カレンダーから適切な行動を選択して実行します。

• 選択の原則：場所、時間の長さ、エネルギーの状態などの要因を総合的に考慮して、適切な行動を選択します。
• 実行の原則：リスト上の行動を優先的に行い、突発的な事務は収集箱に集めて実行を遅らせ、現在集中している行動を中断しないようにします。

例えば、食事を待っているときに 10 分の空き時間がある場合、この時間を効率的に活用するために、リラックスできる事柄を選ぶのが最善です。

そのため、私はリラックスリストを作成し、その中のタスクには「Quick 知識をチェックする」、「必ず受け取る」を含めています。これらはすべて断片的な時間に行うことができます。

実際の操作#

タスクを日程に組み込む

日程表は、タスクの基本的な焦点です。これは、次の行動を特定の日付と時間にマークし、あなたが管理する仕事の基本的なフレームワークになります。

TickTick のタスクを設定する機能を使用すれば、毎日 / 週の時間を簡単に設定できます。タスクをドラッグするだけで済みます。

理想的な効果は、突発的な事象があなたの時間を占有することに驚いたとき、日程表を一目見るだけで、すぐに時間を抽出して処理できるかどうかがわかることです。

ポモドーロ・テクニック

ポモドーロ・テクニックの目的は集中を維持することであり、時間を記録することではありません。したがって、データの華やかさを気にする必要はありません。ノイズキャンセリングヘッドフォンを着用し、ホワイトノイズや軽音楽を聴くことで、環境がすぐに「静か」になります。時間が来たら、休憩するか、集中を続けるかを選択できます。このとき、休憩時間もより価値のあるものに感じられます。

TickTick にはポモドーロタイマーが内蔵されており、タスクを開始するか、特定のタスクの中で開始できます。時には、タスクの所要時間を判断する参考として、または自分の最適な集中時間を確認するために使用できます。

四、まとめ#

最後に、あなたは GTD が非常に複雑だと感慨するかもしれませんが、私はその対象者を再確認する必要があります：多忙で効率を追求する人々です。

もしあなたに行動する動機がないのであれば、それはあなたが対象者ではないか、まだ時期尚早であることを示しています。

もしあなたが本当に試してみたいのであれば、始め方がわからない場合は、私は次のことをお勧めします：

• マイクロ習慣：習慣を身につける最良のスタートは、マイクロ習慣（最も簡単で、脳が抵抗しないこと）から始めることです。例えば、収集することから始めます。その後、タスクが多すぎて整理する問題に直面し、問題を持って一歩ずつ進むことで、動機が最も強くなります。
• To-Do リスト：To-Do リストは、GTD に初めて接触する際に始めることができます。単独で言えば、「必ずやるべき事項リスト」または「今日の最も重要な 6 つのタスク」を作成します。

結局、行動が鍵です。たとえその行動が「正しくない」または最良の方法でなくても、躊躇しているよりも、あなたにより強いコントロール感をもたらすことができます。

このクローゼット整理法は時間管理の一つの方法であり、操作対象は私たちの生活や仕事のさまざまな事柄です。操作原理は、クローゼットの中の衣類を整理する手順と同様です。整理する際には、まず衣類を集めてベッドの上に置き、クリアに整理して分類し、再びクローゼットに戻します。整理後の最終結果は、クローゼットから自分に合った服を簡単に見つけられるようにすることです。

衣クローゼット整理法 フローチャート

第一步 捕捉収集 清空衣クローゼット#

収集バスケットを使って、私たちの注意を引くすべての事柄を収集します。このプロセスを捕捉と呼び、収集バスケットは毎日空にする必要があります。収集バスケットに収集された内容はすべて雑事と呼ばれます。

収集ツール#

1. 紙のメモ帳、付箋、メモ
2. 実際の作業収集バスケット
3. 電子的なスマホリストツールやメモ帳、録音デバイス

注意事項：

1. 収集ツールは少なく、統一されている方が良い。
2. 5 秒以内に入力状態に入ることを保証する。これには、収集バスケットを常に持ち歩く必要があります。
3. これらのツールを定期的に空にし、毎日収集バスケットを空にして、他の人にやってもらうこと、完了したことをすべて削除します。空の収集バスケットで新しい一日を迎えます。

第二ステップ 意味を明確にする：衣類を分類する#

収集バスケットがたくさんの事柄を収集した後、適切な時間に収集バスケットを空にすることができます。私たちは各雑事の意味を明確にする必要があります。したがって、収集バスケットの雑事を迅速に識別し、どれが行動可能で、どれが行動不可能かを判断します。

収集バスケットを空にする際には、以下の原則に従う必要があります。

1. 最初の項目から処理を開始し、事柄の本質を判断し、次の行動計画を決定し、適切な場所に置きます。できるだけ早く作業バスケットの底部に到達し、どんな事柄の処理も回避しないようにします。
2. 一度に一つの事柄だけを処理し、一つの事柄を処理した後に次の事柄に進みます。
3. 収集バスケットに戻さない（強制的に中断された事柄を除く）。収集バスケットから事柄を取り出すときは、すぐにその本質と処理方法を判断し、再び収集バスケットに戻さないようにし、できるだけ一度で最善を尽くします。

注：行動できないタスクの 3 つのカテゴリ

1. ゴミ
   2