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高效管理你的電子郵件#

一、 設定電子郵箱

對電子郵件進行有效的管理，依賴於職場人培養良好的處理郵件的習慣。習慣養成非一日之功。在培養習慣的同時，我們可以通過對電子郵箱進行有效的設定，在短期內提高管理電子郵件的效率。

下面這些簡單的設定，就能很快地將你的郵箱化繁為簡。

設定一：拋棄複雜的分類文件夾，只設立一個「已處理郵件」文件夾，將所有需要留存的郵件放入其中。

給東西貼標籤是人的本能，對待電子郵件時也是如此。因此常常看到有人在電子郵箱中設定複雜的文件夾來保存不同類別的郵件：銷售數據、預算決算、客戶信息、重要參數、會議備忘、媒體資料、待辦任務等等不勝枚舉。這種為每一封郵件分門別類的做法看似有條不紊，但實際上卻會導致郵箱管理的效率低下。

只設立一個單獨的「已處理郵件」文件夾，把需要留存的郵件一股腦的放進去，想都不想要怎麼分類，日後需要查調時，只需使用郵件的搜索功能，輕輕鬆鬆地把郵件找到。

設定二：創立常用的「郵件規則」，讓電子郵箱成為你的私人秘書

「郵件規則」是大多數電子郵箱會提供的功能。它指揮郵箱根據每一封新接收到的郵件進行一系列的條件判斷，然後根據判斷的結果，對郵件做出預設的動作。以最常見的 Outlook 為例，條件判斷就包括：
・發件人 / 收件人是誰；
・郵件主題或正文包含哪些關鍵字；
・郵件是否包含「重要」、「行動」或「保密」等標記；
・郵件是否包含會議邀請；
・是否是主要收件人，或是被抄送對象。

而預設的動作則包括：
・將郵件移入某一文件夾；
・對郵件進行「跟進」、「重要」等一系列標註；
・刪除、轉發或打印；
・標記已讀；
・桌面提示；
・使用特定的信息或模板進行回覆等。

這些條件判斷和預設動作可以任意組合，達到你想要的效果。

設定三：創建郵件模板

模板是提高辦公效率，避免重複勞動的極好方式。對管理郵箱來說也不例外。根據工作中經常會遇到的情況總結出幾個常用的模板，無疑會為你節省下一大筆時間。如果你已經工作了一段時間，可以現在就到自己的已發送郵件文件夾中翻看過去幾周發出的郵件，從中找出那些結構類似可以重複利用的內容，建立你的郵件素材庫。

此外，郵箱中還有一個容易被人忽視的功能，稍稍改變思路，就能成為管理這些模板的得力工具。這個功能就是簽名檔。

簽名檔，顧名思義是用來在郵件末尾快速嵌入你的簽名信息。這些信息通常包括姓名、職位、電話、傳真、郵箱地址等。通常大家的簽名檔中只會保存一兩個不同的版本。比如我常用的簽名檔只有兩個：公司內部使用的較短，只保留姓名，部門等基本信息，而對外使用的則包含更多聯繫方式。

但其實，這樣的用法並沒有最大限度地發揮簽名檔的功能。如果你設定過自己的簽名檔就會發現，其實雖然是專門為儲存簽名設定的功能，但是實際上簽名檔並沒有字數或格式的限制。你看到的簽名設定頁面基本上就是一個文字編輯器。

因此，我們可以利用簽名檔這個功能，儲存你的各種郵件模板。由於簽名檔是郵箱功能的一部分，使用它可以避免打開其他程序所花費的時間，同時也讓你省下不少需要記憶模板位置的腦力。

二、 電子郵箱使用習慣

對郵箱進行上面的設定可以在短期內提高你的處理效率，但是它們能做到的十分有限，僅僅是對郵件進行一些初始的處理。而真正在長期內取決作用的，是你使用電子郵箱的習慣。養成良好的使用習慣，可以讓你始終凌駕於電子郵件之上，讓它為你工作，而非整天疲於應付。

下面這些，就是最能為你的處理提高效率的好習慣。

習慣一：對每封郵件做到當天處理，保持收件箱清空狀態

羅馬非一日之功，而郵箱裡那成百上千封的未讀郵件也不是一夜之間積攢起來的。像生活中的很多事一樣，如果總是想着「等到有時間的時候再來處理吧」，那些沒有被讀過的郵件，就會永遠的在你的郵箱駐扎下來，再也揮之不去。

因此，你要盡力達到的狀態，就是在結束一天工作時，收件箱裡空空如也，所有當天的郵件都被處理妥當。這不是一個容易做到的習慣，但是卻會給你帶來極大的收穫。下面講的幾個習慣都是圍繞如何才能做到郵箱的「日清日畢」來展開的。

當然，這樣並不是要你一天到晚盯著郵箱，對新郵件一躍而上。如果這樣的話，豈不是本末倒置，把處理郵件當成了本職工作？有人提倡一天當中只打開郵箱一兩次，集中處理郵件，把剩下的時間全部投入到工作中。這是一個好主意，可以幫助職場人保持對重要工作的注意力，避免分心。當然，這樣的做法也有負面的作用，比如可能會讓你錯過採取行動的最佳時機。

折中的辦法是將「即時回覆」和「定時回覆」結合起來使用，對於重要聯繫人發來的郵件，或者可能含有重要信息的郵件，迅速採取必要的行動。而對其餘的郵件，則安排固定的時間集中處理。常用的 Outlook 平台具備相應的功能幫助我們實現這種安排。

首先，你需要在選項中將郵件送達的桌面提醒關閉。這樣你就不會在每次收到新郵件時都被打擾到，因此可以集中注意力在要緊的工作上。

然後，通過上面提到的郵件規則的設定，為重要聯繫人發來的郵件或者含有諸如「緊急」、「立刻」等字眼的郵件打開桌面提醒，以便自己在第一時間得到重要郵件的提示並有所行動。

最後，你要為自己規定處理其他郵件的時間。頻率和時間可以根據自己的工作內容決定。但是建議不要把處理郵件作為早上第一件去做的事情。這樣做是因為通常早上的時間，特別是已開始工作的時間，你的腦力最為旺盛，適合用來處理最為棘手、最富挑戰的重要工作。電子郵件容易轉移你的注意力，使你無法全身心的投入。因此，要避免讓檢查郵件成為你早上的第一件工作。

習慣二：每封郵件只讀一次

不少人處理郵件的方式是這樣的：一封郵件讀過後，頭腦中想想需要採取什麼行動，大概有了答案後，便感覺到問題已經解決，心裡給這封郵件打上個大大的勾，認為這就算處理完一封郵件了，於是接著去看下一封，重複上面的動作。這樣做的人心理上基本是一個想法，那就是打算把所有新郵件都讀過一遍後，再一並採取行動。打開郵件對他們來說有點像拆禮物，每一次郵件從未讀變成已讀的過程都能給他們帶來小小的滿足感。但是馬上採取行動就意味著拆開下一個禮物的間隔要變長，因此乾脆一股腦將所有的郵件看個遍，先滿足了再說。

但實際情況往往是，還沒等到把所有郵件都讀完，就有別的事情冒了出來，注意力於是轉移到其他事情上。等回過頭再來繼續處理郵件時，才發現方才讀過，在心中略有過答案的已讀郵件，雖然大體上仍有印象，但是對於具體內容卻不那麼確定。因此，只能回去再花時間認認真真的重讀一遍，以做進一步考慮。這樣反反覆覆，時間就在不知不覺中浪費掉了。

要解決這個問題，只有拿出一步一個腳印的態度：嚴格要求自己郵件只讀一遍，讀完後馬上採取相應的行動，並把郵件請出收件箱。只有這樣做，你才能把浪費的時間找回來，才有可能對每封郵件做到當天處理。下面的習慣能夠幫助你堅持這種只讀一次的要求。

習慣三：對每一封郵件執行 4D 處理

4D 是指四個英文單詞所代表的動作，它們是：行動 (Do)，轉發（Delegate），搁置（Defer），刪除（Delete）。這四個動作涵蓋了對任何一封郵件可能執行的動作。這是由美國出版家 Michael Hyatt 首先提出來的有效方法。

行動#

如果在閱讀後你發現郵件中含有需要由你來完成、並且可以在很短的時間完成的任務，那麼你就要立刻有所行動。比如郵件詢問一個簡單的業務問題而你剛好手頭有現成的資料，或者郵件請你安排出下周面試畢業生的時間。回覆一個答案，在日曆中創建一個新的會議，這些都可以在幾分鐘內完成。在這種情況下你沒有理由做任何拖延。

在這一點上，GTD 工作法的創始人大衛・艾倫（David Allen）提出過一個著名的「2 分鐘法則」，即任何在 2 分鐘內可以完成的事情，都應該立刻著手去做。這是因為對 2 分鐘的事情所作的任何判斷、歸納、計劃所花的時間都會大於完成它所花的時間，因此除了立刻去做，沒有更為有效的方式。大衛甚至自豪地宣布自己為了對 2 分鐘有更準確的概念，曾經一度秒表不離身，準確地記錄下那些小事情所花的時間。

我們顯然沒有必要做到那麼極端，1 分 59 秒的事情就立刻動手，2 分 1 秒的事情就束之高閣。但是大衛的道理是說得通的，值得我們在處理電子郵件時借鑒。

轉發#

如果你發現郵件中提到的工作可以轉交給更適合的人，或者可以以更低成本完成的人，則要盡量將任務布置下去。比如審計中經常會遇到核對數字的工作。這件事情一個註冊會計師並不能比一個實習生做得更好，但註冊會計師的時間成本卻往往是實習生的數倍。這樣的工作，就需要合理的轉交給初級別的員工來完成。以解放出高級別員工的時間來作只能由他們完成的任務。

這種情況下，你也要立刻行動，在原郵件中加入對任務的說明、要求等，同時附上執行任務的人會需要用到的各種信息，告知其尋求幫助的方式，然後轉發給適合這項工作的人。在轉發的同時，也要記得通過抄送或單獨的郵件通知原發件人這件事情已經被轉交給他人處理。

對「行動」和「轉發」兩類郵件處理後，可以把需要備案的原始郵件存入「已處理郵件」文件夾，剩餘的則可以刪除。

搁置

當郵件中提到的工作必須由你來做，但顯然無法在短時間內完成的情況下，把它們暫時搁置起來，放入一個叫做「搁置」的單獨文件夾，是使收件箱保持清空的好辦法。

有人會有這樣的疑問，這樣搁置起來，豈不是跟在留在收件箱裡一回事？這樣的疑問不無道理。如果你把「搁置」文件夾當作收件箱的替代品，無論什麼樣的任務都不分青紅皂白的往裡裝，那顯然這樣的文件夾與一個郵件堆積如山的收件箱並無區別。但如果在將這樣的郵件放入「搁置」文件夾前你做了以下幾個步驟，兩者的效果則顯著不同：

首先，你要嚴格控制放入此文件夾的郵件數量。這就要求你忠實地判斷郵件確實不屬於可以馬上「行動」或進行「轉發」的範疇。這一點對於避免「搁置」文件夾成為影子收件箱尤為關鍵。

其次，你要大致估算完成工作所需要的時間。如果任務對時間的要求超出了你能拿出的時間，就要考慮告知發件人尋求解決辦法。

然後，你要在轉移郵件前，在代辦事項列表中記錄這項工作。這樣做的目的，一方面是避免郵件一旦落入「搁置」的範疇就石沉大海，另一方面，也是通過這樣的記錄，判斷工作的重要性和緊迫性，分清主次，以便安排隨後的處理順序。

這些步驟完成後，郵件便可以順利移駕到單獨的「搁置」文件夾了。

關於分清郵件的主次，我們還有另外一個辦法。我們可以創建另外一個單獨的「抄送」文件夾，然後創建郵件規則，規定所有作為被抄送對象收到的郵件，都被自動放入這個文件夾。我們稍候會提到，習慣上，郵件的抄送一欄中的聯繫人並不是郵件的主要溝通對象。因此，加入你的名字出現在抄送一欄中，你可以比較肯定的說這封郵件對你來說重要性不高，因此，利用郵件規則自動把這類郵件單獨存放起來，等完成更為重要的工作後再回過頭來處理它們。這樣可以幫助你更好地管理自己每日的工作流程。

刪除

前面提到的對於「行動」和「轉發」兩類郵件處理後的刪除自不必多說。還有一類情況是郵件只是通知性質的，並不需要你的進一步行動。在這種情況下，當你把確定以後會用到的郵件轉入「已處理郵件」文件夾後，剩餘的郵件要果斷的刪除。

在這裡要強調「果斷」的刪除，是因為有些人對於刪除郵件存在難以言說的心理障礙。這並不是在說笑，在行為學上，不停地囤積物品、無法丟棄任何東西的行為，是強迫性神經官能症（也就是我們通常所說的「強迫症」）的症狀之一。這種行為源自於人類和其他動物收集並贮存食物應對惡劣環境和災難的本能。但是在極端的情況下，這種本能就會演變成一種心理疾病。英文中有一個專門的詞來描述這種行為，叫做 hoarding，可以翻譯成「囤積症」。表現在生活中，就是覺得任何東西今後都可能會用到，因此捨不得丟棄。最終把家裡塞得滿滿當當，連下腳的地方都沒有。在情景劇《破產姐妹》中，主人公就曾經給一個囤積症患者打掃過房間。

當然，大多數人不會到這個地步，但應該或多或少都在自己或身邊人的身上見到過這樣行為的影子。而在工作中，我們也有可能變成電子郵件的「囤積症」患者。要克服這樣的傾向，需要認識到這樣幾個事實：
・任何現在需要的郵件，都被你保存在了「已處理郵件」文件夾中；
・任何雖然現在不需要但是你感覺今後會用到的郵件，最終都不會被用到；
・如何日後發現需要用到的郵件已經被刪除了，你的同事中永遠會有一個人把它好好的保存著；
・如果沒有任何人保存這封郵件，那這封郵件根本就不重要。

所以，除非你現在就能知道這封郵件為什麼會被需要，否則請「果斷」的把它丟進垃圾桶。

本文摘自《你是一桩独一无二的生意》，李东旭著。

怎麼寫一封得體的電子郵件#

奶牛 Denny

你一定曾經發過很多後來對方就杳無音訊的郵件吧？你是不是也曾經覺得 XXX 看上去樂善好施的，怎麼發郵件給 Ta，Ta 就不回覆了呢？ 95% 的情況下，並不是對方耍大牌，人們每天都在處理上百封郵件，多一封不多。真正的原因是，你發的方式錯了。所以這篇博客，就講講如何發 Cold Email。三個核心原則，由淺入深。

原則一、越短的郵件越容易得到回覆
這個最簡單易懂，每個人應該都有體會，但自己發郵件的時候往往就忘了。我自己的真實情況是，兩三句話的陌生郵件會立即回覆，五句話以上的陌生郵件就會放一放，大部分放著放著就再也不會去回了。郵件字數越長，給對方造成的精神壓力越大，現代人平時壓力已經很大了，實在是心有餘而力不足，只能直接把你這份壓力拋之腦後了。這一點，你可以思考一下你自己的情況是什麼，就馬上能開悟了。所以，五句話以內的郵件是王道。
原則二、別說你自己的事兒，說這事兒跟 Ta 有什麼關係

這個世界上對方最在乎的人是誰？對了，Ta 自己。太多人寫 Cold Email 的時候，花了 80% 的篇幅在寫自己的事 ——「我是哪個人、我在幹什麼、我的歷程、做的事兒的每個細節」…… 您等等，您寫這封郵件給對方做什麼來著，對方正在高效率地處理大量和自己密切相關的郵件，您這是給他插一個故事會麼。

所以，你的郵件第一句話應該直入主題地告訴對方，這封郵件的目的是什麼。然後，如果你希望增加對方回覆的欲望，那麼你接下來說的每一句話都應該盡量和對方的利益和興趣牽扯上關係。你可以花 500 個字來形容你自己有多牛 B，但從吸引力上來講，這比不上你花 50 個字來闡述清楚你這事兒和對方有什麼關係。
原則三、讓 Ta 可以很容易地回覆和幫助到你

這一條只有 1% 的人在做。

舉個例子吧。你在聽完一場創業講座後，和人脈頗廣的演講嘉賓在台下交流了 10 分鐘。他覺得你的項目不錯，答應可以將你的團隊信息介紹給天使投資人 A、投資機構 B 和供應商合作方 C，讓你回去發詳細資料到他的郵箱。然後你開開心心地回去發了你的項目簡介到他的郵箱，內容大意是說：
「很高興今天和你 Blahblahblah。我們的項目是 Blahblahblah，怎麼怎麼 Blahblahblah，已經獲得了 Blahblahblah。附件中是詳細的項目資料。謝謝您的幫助！今後咱們 Blahblahblah。」
後來，就沒有後來了。然後你就開始想：「XXX 看上去樂善好施的，其實也不過如此」。如果你這樣想的話，請你站在這位可憐的演講嘉賓的角度想一想 ——
他在當天清理郵件的過程中，看到你的這封郵件以後，需要：（1）先思考他當時究竟答應你要介紹給哪些個人，關聯點究竟是什麼；（2）找到這三個聯繫人的郵箱；（3）分別寫三封獨立的郵件給這三個人來介紹你的這個項目和他們的關係。這至少是半個小時的時間投入，你真以為人家是你乾爹啊。光在發郵件的時候說「我知道您是個大忙人」，其實只是停留在了一種被動懇求的口吻上，跟伸手要錢其實是同一種精神。
很多人其實都是願意幫助他人的，但前提是你必須要努力地讓對方可以更容易地幫助到你。所以你可以怎麼做呢？你回去以後，應該發四封郵件：
第一封：「很高興今天和你 Blahblahblah。我們的項目是 X，您提到了可以我們的項目可能會讓天使投資人 A、投資機構 B、和供應商合作方 C 感興趣。接下來我會發三封獨立的郵件給您，分別是寫給 A、B、C 的。這三封郵件都是可以被直接轉發的格式。謝謝您的幫助！」
第二、第三、第四封在內容和措辭上分別是寫給 A、B、C，簡潔闡述你的項目和他們的關係，並且保證格式完整，讓你的聯繫人可以直接轉發。
大而全的長郵件大家都會寫，也很容易寫，所以也不追求什麼回覆率 —— 很多人只是圖個不吐不快（我個人覺得真這樣寫就別發了，自己宣洩一下就好）。寫短郵件則需要更多努力。而寫能夠設身處地為對方思考的短郵件，則更是需要時刻努力保持這種意識。
這三個原則如果能發揚光大，一定能為整個人類社會節省大量浪費的時間和電力。
純工作性質電郵的書寫可以粗略分兩個部分，思路和修辭。

一、思路部分，有一些通用的原則可以作為書寫的指導。

1. 「戰地記者」原則

設想自己是一名戰地記者，在彈雨紛飛的時候要報導當前的戰況，在每說一句話都有可能有槍子兒找上腦門的時候，廢話、套話、官話、空話一概省略，直切主題是最合適的。比如說作為一個系統部署人員，要向一個主管技術的大領導匯報客戶現場的一個重大問題，可以用這樣的思路寫：

A 系統 B 模塊目前無法運行，部署日誌見附件 1，報錯信息見附件 2，客戶要求 24h 內解決，否則將延遲上線。

一句話將所有的重點信息濃縮起來，相關但冗長的技術信息用附件傳遞，可以保證對方在看到郵件後馬上理解事情的起因經過以及可能的結果，這種情況下如果顧慮太多，仍然用「尊敬的領導」一類的套話起頭和修辭的話，可能會導致對方遺漏重要信息。保證對方第一眼就能看到電郵的目的。

2. 「金字塔」原理

想像一下金字塔的典型構造。我認為所有電郵（甚至可以包括其他實用文章）都應該遵循這個原則：中心明確，分層敘事，逐層鋪開。

關於金字塔原理的書籍，有一本同名的《金字塔原理》可以深入學習，這裡只講述一下我理解的具體概括法。

（《金字塔原理》

1）先用戰地記者原理過濾一下自己所想表達的內容。找到少數的幾個重點，然後再逐一篩減直到找到有且只有一個的中心，先將這個「點」暫時列為自己所有表述的最終目的。

還是拿剛才的例子來解釋，客戶現場的重大問題，我需要告訴很多事情幫助對方判斷，比如日誌、報錯信息、環境等等，但實際上仔細分析，這些東西都只是為了解決「系統部署失敗」這個問題，再仔細分析，解決「系統部署失敗」後可以避免「系統延遲上線」，並且可以避免項目的失敗、客戶的不信任，最終將所有蛛絲馬跡的問題都匯聚到一點「維持客戶的信任」。

2）分析郵件接受者對於這個中心點的理解程度。如果不言而喻，則降級到下一中心點，如果可能不甚理解，則保持這個中心點，圍繞著它展開描述。

對方是主管技術的大領導，對於「維持客戶的信任」這一點自然能有足夠的認識，因此降級，選擇「項目失敗」，同樣有足夠的共識，再降級「項目延遲上線」，在這一點上，大領導可能不會比現場人員有更清醒的認識，因為山高皇帝遠，他能看到的實況有限，而自己的任務就是將這一實況以足夠明顯而肯定的方式匯報給對方，讓他有足夠的資源進行判斷、協調資源，所以選定「項目延遲上線」這一點作為中心。

3）描述中心點最直接相關的一層信息。

項目延遲上線最直接相關的是「部署失敗」，但部署失敗只是個結果而不是過程，所以還需要繼續描述為什麼部署失敗。通常做一件事有這麼幾方面信息：「我有什麼資源做、怎麼做的、出現了什麼結果」，這三個方面就是部署失敗的直接相關的信息。

4）繼續描述「直接信息」的「直接信息」。這裡將進入一個循環，將自己認為需要說明的情況用逐層鋪開的方式附加到中心信息上，豐富中心信息的支撐體系。在電郵裡需要根據實際情況採用不同的方式進行附加，例如圖片、圖表、附件文檔等。

日誌、操作記錄等信息雖然有價值，但因為信息過長、對中心點沒有直接幫助，而必須以一種不干擾閱讀的方式出現，添附件是比較好的選擇，這可以保證對方在需要獲取的時候不難獲取、在不需要獲取的時候直接避開。

通常參考這兩項原則、經過不斷地書寫聯繫和概括，就能保證自己的電郵產出是思路得體的。

二、修辭部分，每個人都有自己的文字風格，但在工作性質的電郵中，需要適當約束自己的碼字習慣。

1. 標點

這部分是最容易忽視的，不少工作 N 年的老同事在書寫電郵時要麼不加符號，要麼亂加符號。比如每句話都用問號結尾、到處亂跑的感嘆號、翻譯腔的破折號等等。我自己有一個電郵標點的心理底線，就是「可以不規範，但一定要規律」。

比如有時因為輸入法等問題沒辦法使用標準的中文句號，我索性就直接用英文句號甚至減號，但一定會有規律地用，比如所有減號都是句號的意思，避免對方看不明白符號的意義，另外日常聊天時我習慣以三個句號結尾，但在電郵中盡量避免這些個人習慣，就算不能規範地使用標點，但也至少不要成為潛在的閱讀障礙。

2. 字體

・默認字體

如果公司有規範，嚴格執行，如果沒有規範，就保持默認字體，因為在不知道對方視力、閱讀場合、閱讀儀器的時候，默認字體是最安全的選擇。

・粗體

僅限於刻意強調的文字，一般情況下在一段話內只出現一個粗體詞組時，強調效果是最好的，而出現了三四個甚至更多的粗體時，效果反而降低，「都強調等於沒強調」，所以，找到自己最需要的那個點，然後再考慮是否值得加粗。

・斜體

另外，無論如何都要謹慎對待「斜體」，盡量避免使用，目前 Windows 平台的斜體是粗暴的。

3. 顏色

・安全色：紅色、綠色

除了紅色（代表強調或者危險）和綠色（代表通過和安全）可以適度使用外，其他顏色盡量避免使用。

・多種顏色時，給出標註

如果一定要用多種顏色，必須在顯眼的地方給出顏色的標註，否則郵件幾經轉手後，閱讀者會不理解顏色的意義而錯失、誤解信息。

4. 對齊

・段首對齊

我見過不少同事在寫一個新段落的時候前面加了兩個空格，甚至一些程序員會加四個空格（因為一個英文空格是 1 / 4 個漢字長度），但是在電郵中，段落開始時應該避免加空格，這屬於「 Web 時代新文字排版問題」，不在這裡鋪開討論。

・段末對齊

不要用回車控制換行，因為在自己的客戶端設置下看起來美觀的回車換行，到了別人的設備上將可能是一種視覺災難，參考這個圖片（左為原始螢幕，右為較小螢幕下的顯示效果）。

5. 換行與行間距

・手工空行

在表述完一個完整段落後，盡量手工空一行，因為在不同的閱讀設備中，沒有這個空行的話會導致密密麻麻的文字牆，這種視覺壓力會直接影響閱讀者的理解能力，留白能讓人在閱讀的時候有喘息的機會和理解的間隙。

・適當的間距

行間距可以用默認間距或 1.5 倍以內的間距，取決於篇幅多長，更高的間距會讓閱讀者的視線跳躍過多引發視覺疲勞。

6. 文字描述手法

概括一下我所推薦的電郵寫作手法，「選擇樸實準確的形容詞和副詞，多用具備一定意義的短句，避免複雜術語的堆砌」。

・選擇樸實準確的形容詞和副詞

這裡主要針對偏愛小說式電郵的寫作方式，比如需要用「美觀」代替「美輪美奐」等等，工作電郵不是散文，需要確保務實。

・多用具備一定意義的短句

將長句拆解為短句，可以讓閱讀者更容易理解，比如：

本次項目延期上線是因為在客戶現場出現了一個由於安裝 A 程序失敗導致了冗餘的 TMP 文件丟失所引發的故障。

可以拆解為：

項目延期上線，因為在現場出現了安裝故障，該故障由 A 程序安裝失敗所引發，具體原因為冗餘 TMP 文件丟失。

・避免複雜術語的堆砌

這一條在技術同事來看，可能有不同意見，因為在大部分 RD 相互溝通的時候，術語是相當於世界語的。

不過大部分 RD 線以外的同事並不理解 RD 之間說的「我打算繼承你寫的 A 方法」或者「給我個接口」，所以在同事間互相電郵的時候，需要確保自己寫的東西是對方能看懂的，例如下面這種替換（閱讀者是財務同事）。

你打開瀏覽器，輸入 1234，然後看系統控制台，把裡面的 systemp 參數 copy 給我。

可以替換成：

你打開 IE，或者 360 瀏覽器，在地址欄（上面那個有 http:\ 字樣的）裡輸入 1234，然後看打開的頁面，左邊有一個菜單，靠中間的位置有一個功能叫「系統控制台」，點開它，再看彈出來的窗口，最上面有一排英文，把名字是 systemp 的後面的框內的東西複製下來發給我。

粗看起來廢話不少，但這種方式的電郵卻是最能保證效果的，因為同事間對於信息的理解不同，而信息不對等是造成溝通不暢的最主要障礙。說白了就是「你說的我不理解，我說的你不理解，雙方都要往復幾次才能理解對方」。

7. 標題

電郵標題也是經常被忽視的一點，但這一點至關重要，可以說保證了自己和對方在今後查找相關信息時的準確性。

恰當的標題一般是最全面的概括、最開始的引子、最點睛的描述。

・最全面的概括

《有關 XX 項目在 XX 客戶現場的部署故障及現場情況說明》

・最開始的引子

《 XX 市 XX 客戶現場部署故障》

・最點睛的描述

《 XX 客戶現場部署故障將可能導致延期上線》

這些都是可行的例子，根據實際情況作權衡。

8. 其他

其他電郵的寫作內容還包括簽名檔、郵件重要度、郵件格式、閱讀者的環境預估等。

・簽名檔

簽名檔主要用於讓對方獲取自己的其他聯繫方式，公司有統一要求的，需要嚴格執行，如果沒有統一要求的，需要設置一個固定的格式，包括個人姓名 / 英文名、公司正式註冊名稱、部門 / 項目組、手機、座機、MSN 等必要信息。

・重要度

除非是火燒屁股的事，千萬不要使用重要度這個設置，以免重寫「狼來了」的故事：《狼來了之現代電郵版》。

・郵件格式

通常設置為 HTML 格式，如果有特殊要求也可以考慮 TXT 純文本，但後者將沒有視覺格式可言，一般不推薦。

・閱讀者的環境預估

這部分其實有一點投機，也可以看作是「電郵溝通中的用戶體驗」，例如對方經常使用 12 寸小本，就盡量把表格設置得緊湊一些，對方如果是出差在酒店裡，發郵件時就盡量避免發送大附件，而使用其他方式傳遞等等。

哪些神句可以拯救你的英文郵件#

袄七

用在句首的：

帶到之前討論

Pertain to ...(issue)

As communicated earlier...

回覆晚了

Sorry for the delayed response...

很久沒聯繫

Hope everything is well with you.

I hope this email finds you doing well.

句中:

請求對方做某件事

Please arrange...accordingly so we can proceed with... / move forward

Please follow up with...

更委婉的請求

If possible could you please...

I will have to bother you on...

和對方確認某件事

Could you please clarify... / give a clarification on...

Kindly please confirm on our proposed...(schedule / plan)

詢問進展

Do you have any updates on...

Have you got any response from...

通知對方某件事

Please be informed that...

Please kindly note that...

徵詢對方意見

Please advise.

Please let me know your thought on this.

Please give your comments if any.

會議邀請

You are all invited to attend the meeting on...

Please check your calendar and let me know your preference / if there is any conflict.

結束：

...is attached here for your reference.

Thanks for your kind support.

Please let me know should you have any further questions.

Your prompt response on this will be highly appreciated.

1．連接詞的使用

快拋弃 BTW 吧，在一個郵件裡說起另外一件事情，你可以用 in addition to /additionally/furthermore

2．多使用被動語態

郵件或者正式的文件裡，被動語態會顯得更專業。比如需要某樣東西，把 I need xxx 改成 xxx is required. 是不是看上去專業多了？

還有一個例子可以省掉主語，把句子結構改成 It is + 動詞，比如 It is proposed that / It is confirmed that...

3．多注意 native speaker 的用詞，注意用他們常用的同義詞替換你常用的。比如 because of 可以用 due to 替代；比如請別人核實問題的時候不要只會用 check, clarify /verify/cross verify 都非常好用；比如表示在某件事之前除了 before, 你還可以用 prior to; 表示在某件事之後除了用 after, 還可以用 upon （當然用法有一些區別，舉例：Let's talk about this after you come back 改成 Let's talk about this upon your return。）

類似的同義詞，如果用的時候不確定用法是否有區別，隨時查字典即可。

4. 兩個投訴句式

There were some small issues which we probably need your attention to look upon.

Due to the discrepancies in xxx issue we need your attention to resolve the problem.

7 點必須了解的文檔常識#

工作文檔的知識獻給新鮮人：

1. 給他人發郵件的 PPT 最好把每頁的組合都存成固定圖片，或者存 PDF，不然發過去終端不同每頁的排版和字體會變，完全達不到自己想要的效果，也可以避免遭他人輕易挪用、修改你的文檔。

2. 所有的辦公類文檔命名要寫日期，更新版本要改日期並另存為，這樣你隨時可以找到某段時間各版本的文檔，並清楚地辨別新舊版本。

3. 所有辦公類文檔不但要給文件命名，編輯界面也需要寫完整的名字和日期。因為你的文檔隨時會被打印，這樣可以讓大家迅速了解面前的這張紙是什麼，是哪一天的版本。

4. Excel 表要自己另起一列寫序號，而不要用它自帶的行數序號，這個同理，方便打印，開會時讓所有人迅速找到在哪一行。

5. Excel 重要的是邏輯，善用凍結窗格，方便所有觀看的人。

6. 長篇文檔一定要寫頁碼，這樣打印出來裝訂才不會亂掉。

7. 文檔內的品牌 Logo 不要描邊、變形、任意填充其他顏色。

雖然看起來很常識，但堅持做會對職場新人很有用處哦～

職場加分的小細節#

於潔茹

禮儀方面：

1. 接聽電話時，把「喂」字去掉，直接說「你好」。

2. 同事來工位談事情，請站起來跟對方說話。

3. 開會時，如果沒有專人負責倒水，你的舉手之勞是加分項。

關鍵詞：尊重對方。

工作方面：

1. 發郵件時，修改附件名稱與內容相符，常見於掃描件。

2. 交接工作時，務必分類標明時間和進度。

3. 溝通情況時，讓別人做選擇題而非問答題。

關鍵詞：方便他人。

其他方面：

1. 保持辦公桌和電腦文件夾整潔。

2. 有無要求，請堅持寫日結。

3. 善用便箋紙，今日事今日畢。

關鍵詞：個人高效。

竊以為，最大的減分項當屬：抱怨。無論對人對事，都百害無一利。

這些事情不要做#

1. 在處理問題時，自己能 5 分鐘解決的，非得花 10 分鐘去和別人溝通讓別人來完成，最後要麼就是別人花了 15 分鐘甚至更久來按照你的要求完成了這件事，要麼就是浪費了時間而事情根本沒進展。
2. 總是自己默默地做事而不懂得選擇恰當的時機將成果展現給主管或同事。默默無聞固然值得提倡，但機會總是自己爭取的。學會把握關鍵時刻。
3. 愛抱怨。面對一點點困難總是愁眉苦臉，一見面一聊天就是毫無意義沒完沒了地抱怨。最討厭身邊這樣總是給別人帶來負能量的人。
4. 不主動。主管或同事交代的事情，雖然自己默默在執行、心中有數，但非得等主管問起「這件事情現在進展如何」時才將情況向 Ta 匯報，過於被動。適時地主動知會進展和風險點，也能讓他人心中有數，提前規避風險。
5. 帶著問題而不是備選解決方案去和同事特別是主管溝通。一問三不知往往會給人帶來非常不好的印象。
6. 在一個團隊中，總是輕易地否定別人的觀點，但自己又提不出一個更好的解決方案。

寫高質量的會議記錄#

・高質量會議記錄的五個部分

1. 會議議題：出現了什麼問題。

2. 信息分享：問題的現狀和資源情況。

3. 方案討論：問題的解決提案以及意見。

4. 形成決議：做出方案決策。

5. 執行分工：確認分工和執行負責人。

・高質量會議記錄的四個原則

1. 匹配原則。會議記錄是會議管理中的一部分，會議記錄要與會議目的、會議流程相匹配。

2. 目的原則。明確為什麼要做會議記錄，是用來復盤回顧，分析責任，還是用來確認目標，計劃分工。

3. 負責原則。基於目標，應由哪個崗位的誰承擔記錄的工作，並為依據標準為會議記錄的質量負責。

4. 一致原則。參會人員對於會議目標、會議流程、會議記錄的目的和意義，以及參會人的責任達成一致，取得共識。

開會是管理者最重要的管理工具之一，而會議記錄就是主持會議管理者的考試答卷。

記錄者本身受限於職位，倒是不用背負太多的責任和壓力。

管理崇尚務實和進取，管理者永遠是依據具體情境在管理風險和管理成本之間進行平衡取舍，不審勢即寬嚴皆誤。

剛入職怎樣寫周工作總結#

剛畢業在外企，完全沒有寫周報的要求或習慣。現在跳槽到一家民企，領導要求每周交一篇周報。初時覺得非常麻煩，有種被查崗的不自在感，但等到意識到周報的真正意義所在之後，我甚至會非常積極認真地去寫。

你要知道，周報不是寫給領導看的，而是寫給自己看的。周報不是應付領導交個差或是顯擺自己做了什麼，而是對你自身工作的回顧、總結，這是一個思考反省的過程，它幫助你更系統更形象地認知還有哪些地方可以提升。

我現在每周的工作內容主要是對各個客戶及渠道的拜訪與談判，那我會完整地記錄拜訪時間、客戶名稱、被拜訪者、拜訪內容、心得體會等等，對於重大事項單獨拿出來一事一議。好記性不如爛筆頭，拜訪數量上去了以後你總有記不清的時候，某天的奇思妙想總有被遺漏的風險，所以我現在會每晚做一次梳理和總結。吾日三省吾身，不僅有助於克服記憶的淡化，還會有很多意外的收穫。

無論是 Word 還是 Excel，都做成一個比較統一的模板，這樣有助於日後的查詢。

關於你說的不知道怎樣去表述一些零碎的東西，這恰恰證明了寫周報的必要性。周報不是流水賬，我們要懂得提煉，我們甚至可以說，沒有你自己的 thinking 或者 insight 就等於你白做了這件事。

我不清楚技術銷售大約做哪些事情，隨便打個比方，你向一個客戶賣出一種技術方案，他有些猶豫不決，他跟你提了一二三點要求，你以 ABC 回答，最後交易未成功。寫周報不需要把這些過程寫進去，但你要有自己的思考：為什麼客戶猶豫不決？是不是自己的賣出方式不到位？還是基於客戶需求的方案不到位？他為什麼會提一二三？客戶的關切點、痛點可能是什麼？交易不成功是因為缺乏了哪一點？你能否想辦法補上它？還是需要公司內部額外的支持？

你把工作當作做實驗，你不斷實驗各種方法以期得到最好的結果，周報就好像實驗記錄，有歷史數據可考有記錄文本可查，你才能不斷剔除錯誤的思路，找到通往真理的道路。

主動做周報向老闆匯報自己的工作進展、心得體會也會讓老闆認可你的 professional。這是一個良好的職業習慣，剛畢業就能認知到是你的幸運，堅持下去！

和客戶、領導打交道#

1. 心態。請先忽視掉過往的工作、實習或其他渠道聽到的看到的經驗，把自己當一個純小白來融入。

2. 職業素養。即便是新人，也要有自己的理解，或者摸索的職業素養和準則。學會和不同性格、風格的同事良好的相處，有的同事任務多，那就言簡意賅；一旦空閒抓緊時間問問題。問問題不在於自己的問題有多高明，重要的是讓別人能理解你的問題，答疑解惑。一定要做筆記，可能當時自己並未全部領悟。這不僅僅是新人的問題，也是所有職場人基本素質之一。

3. 專業。學會摸索「問對人」，特別是新入職的，各種問題很多很多。那么可以將問題分為幾類：行政流程類：公司規章制度類問題可以問行政部專員，前台，或者你看著很閒的人；業務技能類：直接問自己的直屬領導 / 帶教老師，或者找到這個業務問題最權威的人，獲取正確有價值的信息；其他類：保持和同期進公司的同事組成新人團，更有利於融入，這裡的重點是了解除本部門之外其他部門的事物，深入了解公司的全貌，由表及里。

4.「搞清狀況」，一般入職 2 個月左右，可以做一些事情了，先不論新人自身能力如何。切記切記，一定要搞清楚「需求」，保證理解到位，盡量把原話記下來，避免自己走錯或理解錯。特別是小公司，大家都有自己的任務，不可能手把手教新人，新人就要自己學會多聽多看多記。

一般新人都是分為幾個階段的：試用期階段第一個月 —— 了解公司的業務流程，氛圍，各部門事物；試用期階段第 2-3 個月 —— 了解本部門業務，本部門專業技能；試用期末端或轉正初期 —— 嘗試解決一些簡單的任務；轉正一年內 —— 任務等級不斷提高，簡單到複雜，到更複雜；一年後 —— 希望你的價值在部門內得到了展現，甚至在公司內也初露鋒芒；

新員工希望盡快融入是積極健康正面的好事兒，同時也不要把老員工想成猛虎；大家是要和諧共處的，當然職場生存之道也要漸漸摸索，新人期間避免利益衝突。

職場中如何克服羞澀#

不敢看別人的眼睛，是因為對要表達的內容不自信，怕露怯被人挑錯。

見到陌生人找不到輕鬆的話題，是因為你想給別人留下好印象，但水平又不夠。

有的人自來熟，除去對方的情商高，還因為那些是層次相當或者不如自己的人。

勝任自己的工作，和同層次的人交流，讓自己多處於從容的狀態，在仰慕的人面前出糗就當作是提升自己的動力吧。

題外話，有時候看到羞澀、緊張、不自信、怯懦的目光，就好像看到過去的自己一樣，會有親切感。但有一條，無論過去、現在還是未來，認真和在乎都是做好一件事的必要前提。

所以盡所能做事吧，你會贏得尊重，過程裡表現出來的膽怯或羞澀有可能讓人覺著真實和可愛，未必如你想得那麼糟糕。

初次見新客戶，怎麼聊#

我剛當律師時，去拜見新客戶，心裡總是特別緊張，擔心出現冷場的尷尬局面，所以在會談中也經常「沒話找話」。後來觀察了不少有氣場的同行，終於明白一件事：我並不需要客戶「喜歡」我，只需要客戶「信任」我。所以氣氛是輕鬆還是嚴肅，只是表面現象，關鍵是表現出專業能力打動客戶，這需要理解客戶的核心利益和關注點，對自己談論的話題有充分的準備。舉個例子，如果客戶是做建設工程的，我會先聊兩句天氣，然後轉到極端天氣容易造成窝工，導致工期拖延，遭到業主索賠。客戶一旦發現在他的專業領域裡和你有共同話題（至少不是太外行），氣氛就不會太糟糕。

至於套近乎（老鄉、校友、熟人、共同愛好），雖然能把氣氛搞得輕鬆一些，但客戶並不會因為這些因素就被說服。相反，有時氣氛輕鬆是因為客戶壓根就沒認真對待你，只是把你當成了可以聊聊天的小老鄉、小校友。

如果確實需要一些話題暖場或打破沉默，我覺得可以談談體育，因為商業和體育有很多相通之處，大部分人也都有的可談；最好不要談政治，除非客戶主動談起。

1. 你把客戶當客戶你就敗了，要把客戶當人。

工作了這麼久的你一定會發現，工作中的事不管是對待上級、平級還是下級，你的態度和表現都會產生一種固態，比如對待上司的態度溫婉，對待平級的態度謙讓，對待下級苛刻嚴厲等等，我們也是人，我們避免不了這些。然而我們下班了去和朋友胡吃海喝你簡直就像變了一個人，你自如了，你自在了，你能和朋友聊的太多了，你總能打開新的話題，你總能逗得大家哈哈直笑。這就是第一點，心態。要把客戶當個普通人。

這裡可能有人會說，當普通人是不是會不夠尊敬，會不會忘記初衷等等。那么我來回答，人遇到人時，都会首先發現對方的優點，也會主動展露自己的優點給對方。這時他在你眼裡是個好人，你也願意在他心中做個好人，初識的人之間不會帶有不尊敬，都会表現得比平時更好這是肯定的。如果您怕忘記您的初衷，比如產品的介紹推薦又比如客戶的主動需求。那就忘了吧，聊開心之後會自然轉回話題的，完全不用你努力，請相信我。

2. 多懂點方言、語言。

這點是最符合題目的技能或者技巧，很簡單就能和對方保持一個愉快的感覺。新見客戶肯定開始有寒暄的，交換名片之後等等，低頭看下對方姓名，如果姓很特殊的話，就可以猜下他是不是 XXX 的人，如果是那恭喜你，如果不是也恭喜你，因為他會主動告訴你他是哪的。這時你就掌握了重要信息了。聊天中時不時加點對方的家鄉話，他會倍兒感親切，如果你經常看報紙新聞，知道對方家鄉的什麼事情，他也會很願意地和你聊下去。方言真的很重要，在上海這麼久我就發現，兩個上海人一起說上海話時，哪怕不認識，也會迅速成為朋友。所以放棄那些從小讓孩子說普通話的想法，方言是門藝術，也是一種工具，早晚用得上。你現在可能不了解為什麼，但是這個辦法真的屢戰屢勝，捷徑中的捷徑。我不光方言多少都會點，其他語言也一樣。真的不用太多，一兩句能用得上就夠。這是碰到尷尬場面和暖場的最好辦法。

3. 觀察對方的興奮點。

這個我不說大家可能也知道，但是大家找起來可能會費點力。其實有些小辦法可以使用的。這麼說雖然不太好，但是一般人都愛裝，客戶也是人。有時就會因為他這個特點暴露很多關鍵信息給你（比如我之前的一個設備商客戶，開始都和上面日本人交流的，有一次拜訪公司是和下面的中國人擔當打個電話，那个擔當立刻就說「今天可能沒空，我們在 SONY 公司現場」本來人家不肯告訴的最終客戶，一下就暴露了），這時你可能會說，不是所有人都那麼笨那麼傻，好吧我現在就教你個辦法讓他們變下。接剛才的電話，我立刻跟客戶說了句「是嗎，這麼大客戶」，這人就給我回了句「當然，好幾個單子」。其實想教你的很簡單，就是兩個字：認同。學會認同，就成了一個絕佳的聽眾，一個普通青年，文藝青年也好，2B 青年也罷，在得到了一个絕佳的聽眾的時候，是絕不願意放棄的。他們就會開始主動地訴說，想表達的，想吐的，想表現的，想裝的等等。認同也很簡單，其實無非就是些「是嘛」「真的？」「這麼厲害！」這類的句子而已，記得要加表情呦親。

這裡面包含很多，需要自己臨場發揮。我只是教你方法。比如會出現客戶的關注的東西，會出現客戶的愛好興趣等等。比如我的客戶就和我說過愛飆車，偷偷地後半夜開自己的改造 GT 出去狂飆。能把違法的事告訴你的客戶就已經信任你了。

至於上文 Raymond Wang 大大說的「客戶可以和你聊得特輕鬆是因為沒認真對待你」，這是分情況的，因為客戶分很多種，窗口類的和你聊得很輕鬆，那是在乎你。責任人的和你聊得很輕鬆也許會沒認真對待你，但是要看聊案子和輕鬆聊天的比例。對方的管理層的話，不認真對待你也沒時間和你聊得很輕鬆。所以要分開對待。

我實在不想把我這邊多了去的客戶的瘋言瘋語都拿出來證明。不過請相信我，一旦他跟你開口說得多了，若不是信任你，就一定是認同你是他的聽眾。相同的，他也會願意偶爾聽一些你的訴求。

與特別忙的上級交談#

除非是非常緊急，不要直接打電話約領導，通過短信約時間，說清楚要談什麼內容，需要多少時間，提前給領導心理預期。

平日裡在關鍵節點給上級寫郵件匯報工作，因為領導時間很少，所以工作匯報也是有技巧的，這個在國企工作的人都比較擅長，用粗體寫上要點，另起一段展開來談。

如果是大領導，他還真不一定了解你的事，所以要簡單介紹來龍去脈，在談話中引發領導思考，把你的困難和困惑簡單扼要地提出來，直接（委婉）地表達需要的支持。

談話時，先挑重要的說，再根據上級的時間來決定是否詳細展開。

切忌一次說太多事，要分清主次，他能幫你辦你最重要的一件事就很棒了。

每次去見領導，我都會額外打印一份材料，放在他的桌子上，這樣即使我和他的談話時間很短，如果他有興趣，還可以擴展閱讀。

要練習在電梯中碰到領導，三句話說明白事的本領。

被打斷是再正常不過的事，要練就把話頭重新續上的本領，這就需要你的思路非常清晰。

你認為非常重要的談話，如果約會一再被拖後，要有不約到不罷休的決心。比如有一次我約老總，但是老總實在太忙一再向後拖，我果斷地回短信，多晚都成的，我在公司，您一方便就叫我吧，結果很快就被安排了會見。

和領導溝通的技巧有哪些#

場景：領導分配任務，可能是模糊、不明確的。這是因為

・習慣表達

・他覺得我們明白了

・我們也覺得自己明白了

・他想考察我們

・他自己也沒弄明白，期盼互動

應對方法：

1. 明確任務的目的和目標

從四個層次提問逐漸深入明確，分別是開放式問題、選擇式問題、封閉式問題、安全式問題。用題主的描述作為例子。

・開放式問題：領導，這個建團 90 週年的視頻用在什麼場合，給什麼人展示呢？大概需要多長時間？

・選擇式問題：您看是需要突出建團的偉大歷程呢，還是要突出我校團員的精神風貌呢？

・封閉式問題：那視頻的框架分這樣三個部分，A……B……C…… 您看可以嗎？

・安全式問題：您還有什麼要補充的麼？

這樣做的好處在於，明確領導需求，保證有效溝通，避免完成任務後再變動，做了無用功又耽誤了時間。

2. 解決方案與計劃

形成至少 A、B 兩套方案，並分析其優劣勢、所需時間和資源。給出建議，但最終決定讓領導來拿。

這樣做的好處是，讓領導做選擇題而非判斷題，避免了一票否決前功盡棄。同時提及了所需時間和資源讓領導心中有數，該加人加人，該加資源加資源。

犯錯不只因為粗心#

問題來了，自從我工作後就大小問題不斷，我能感覺到周圍同事及領導對我工作能力的不滿，但我非常不希望失去現在的工作。我總是太過粗心、健忘，為此我在電腦上貼滿了提醒自己的便簽紙條，每天列出自己要做和未完成的事情。

舉幾個自己粗心出錯例子吧：

第一次是在中午的時候錄製電子單據，我自己明明有保存，但是沒有關閉表格，太累了就趴著睡了一會兒，醒來後對數據時發現保存的數據已經消失，施工班組來對數時意見很大，直接到領導那裡發了很大的脾氣……

第二次是做一個單價審批表格，修改規格後發現做的不對又修改了一遍，結果又一個規格忘了調，直接打印出來然後領導簽字，後來發現錯誤……

第三次是今天，有幾張單據在我這裡，結果時間太久被我忘了，同事問我要的時候我特別肯定地說不在我這裡，然後就開始整理，整理後找到了，當時整個人都蒙了，竟然在我這裡，而我一點印象也沒有。然後在做一筆結算的時候扣除質保金 5%，而我不知道為什麼看成 3%…… 還好有問師傅

總結一下，自己實在過於粗心，我自己也很難理解，為什麼一些非常顯而易見的問題我卻在做錯或者快做錯時才發現呢…… 在此想求問前輩的心得和經驗指導，跪謝！！！

上官人

你一定以為自己和大家只是差在記憶力上或者細心程度上是嗎？

可惜並不是。哪怕你一個一個都背一遍，到時候還是會忘記的。哪怕你一個一個字兒細心地檢查過，在審核的時候還是會被抓出錯誤來。在我看來你已經很努力，並且受到的壓力已經非常大了，大到已經天怒人怨的地步了。

其實你缺乏的是對工作系統的理解。你要做的事情到底應當是什麼樣的工序，你自己需要把流程圖畫出來，不僅僅是你這一個環節，包括你的上有下游，甚至要包括整個從進入到提交客戶的完整閉環。這樣，你就對自己在整個流程中的作用有了直觀的印象。

你也就明白了，你自己工作的目的是什么，你的崗位到底是如何被設計出來的，大家希望你這個崗位到底產出一些什麼價值。

進一步的，你這個環節的輸出內容到底哪些是重要的，哪些是及時的，你才能理解。對於重要的東西，安排詳細的檢查；對於及時的東西，設定鬧鐘。

在這之後，你需要把自己這個環節接受的所有輸出都分門別類的整理，對應到你的工作台上，把每一步工序的文件流轉都管理