入社初年度の職場新人から職場の達人へ

高効率で電子メールを管理する#

一、電子メールの設定

電子メールを効果的に管理するためには、職場の人々が良いメール処理の習慣を身につけることが重要です。習慣を身につけるには時間がかかります。その習慣を育てる過程で、電子メールの設定を適切に行うことで、短期間でメール管理の効率を向上させることができます。

以下の簡単な設定で、すぐにあなたのメールボックスをシンプルにすることができます。

設定 1：複雑な分類フォルダーを捨て、「処理済みメール」フォルダーを 1 つだけ設け、保存が必要なすべてのメールをそこに入れます。

物にラベルを貼ることは人間の本能であり、電子メールに対しても同様です。そのため、異なるカテゴリのメールを保存するために複雑なフォルダーを設定する人をよく見かけます：販売データ、予算決算、顧客情報、重要なパラメータ、会議メモ、メディア資料、タスクなど数え切れません。このように各メールを分類する方法は一見整然としているように見えますが、実際にはメール管理の効率を低下させる原因となります。

単独の「処理済みメール」フォルダーを設け、保存が必要なメールを一括して入れ、分類を考えることなく、後で必要なときはメールの検索機能を使って簡単に見つけることができます。

設定 2：よく使う「メールルール」を作成し、電子メールをあなたのプライベート秘書にします。

「メールルール」はほとんどの電子メールサービスが提供している機能です。これは、受信した各メールに基づいて一連の条件判断を行い、その判断結果に基づいてメールに対して事前に設定されたアクションを実行します。最も一般的な Outlook を例にとると、条件判断には以下が含まれます：
・送信者 / 受信者は誰か；
・メールの件名や本文に含まれるキーワード；
・メールに「重要」、「アクション」または「機密」などのタグが含まれているか；
・メールに会議の招待が含まれているか；
・主要な受信者であるか、CC の対象であるか。

事前に設定されたアクションには以下が含まれます：
・メールを特定のフォルダーに移動する；
・メールに「フォローアップ」、「重要」などのラベルを付ける；
・削除、転送または印刷する；
・読了済みとしてマークする；
・デスクトップ通知を表示する；
・特定の情報やテンプレートを使用して返信するなど。

これらの条件判断と事前設定されたアクションは自由に組み合わせることができ、あなたが望む効果を達成できます。

設定 3：メールテンプレートを作成する

テンプレートは、業務の効率を向上させ、繰り返しの作業を避けるための非常に良い方法です。メール管理においても例外ではありません。仕事でよく遭遇する状況に基づいていくつかの一般的なテンプレートをまとめることで、大幅に時間を節約できます。すでに仕事をしている場合は、送信済みメールフォルダーを見返して、過去数週間に送信したメールの中から、構造が似ていて再利用できる内容を見つけて、あなたのメール素材ライブラリを作成しましょう。

さらに、メールボックスには見落とされがちな機能があり、少し考え方を変えることで、これらのテンプレートを管理するための強力なツールになります。この機能は署名です。

署名は、メールの末尾にあなたの署名情報を迅速に埋め込むためのものです。これらの情報には通常、名前、役職、電話番号、ファックス、メールアドレスなどが含まれます。通常、署名には 1 つか 2 つの異なるバージョンしか保存されません。たとえば、私がよく使う署名は 2 つだけです：社内用の短いもので、名前や部門などの基本情報だけを残し、対外用のものはより多くの連絡先情報を含んでいます。

しかし、実際にはこの使い方では署名の機能を最大限に活用していません。自分の署名を設定したことがある人はわかると思いますが、実際には署名は署名を保存するために特別に設定された機能ですが、実際には署名には文字数や形式の制限がありません。あなたが見る署名設定ページは基本的にテキストエディタです。

したがって、署名機能を利用して、さまざまなメールテンプレートを保存することができます。署名はメール機能の一部であるため、これを使用することで他のプログラムを開くのにかかる時間を避けることができ、また、テンプレートの位置を記憶するために必要な脳力を節約できます。

二、電子メールの使用習慣

上記の設定を行うことで、短期間で処理効率を向上させることができますが、それらができることは限られています。メールの初期処理を行うだけです。そして、長期的に決定的な役割を果たすのは、あなたの電子メールの使用習慣です。良い使用習慣を身につけることで、常に電子メールを上回り、電子メールがあなたのために働くようにすることができます。

以下は、あなたの処理効率を向上させるための良い習慣です。

習慣 1：毎メールを当日中に処理し、受信トレイを空に保つ

ローマは一日にして成らず、受信トレイにある何百、何千もの未読メールも一夜にして蓄積されたものではありません。生活の多くの事柄と同様に、「時間ができたら処理しよう」と考えていると、未読のメールは永遠にあなたのメールボックスに居座り、決して消えません。

したがって、あなたが努力すべき状態は、1 日の仕事を終えるときに受信トレイが空であり、その日のすべてのメールが処理されていることです。これは簡単に達成できる習慣ではありませんが、非常に大きな成果をもたらします。以下に示すいくつかの習慣は、受信トレイを「日清日済」にするためにどのようにすればよいかに焦点を当てています。

もちろん、これはあなたが一日中メールを監視し、新しいメールに飛びつくことを求めているわけではありません。そうであれば、メール処理を本業とすることになってしまいます。ある人は、一日に一度か二度だけメールを開き、集中して処理し、残りの時間をすべて仕事に投入することを提唱しています。これは良いアイデアであり、職場の人々が重要な仕事に集中し、気を散らさないのに役立ちます。もちろん、このような方法には否定的な影響もあります。たとえば、行動を起こすべき最良のタイミングを逃す可能性があります。

折衷案は、「即時返信」と「定期返信」を組み合わせて使用することです。重要な連絡先からのメールや、重要な情報を含む可能性のあるメールには迅速に必要な行動を取ります。他のメールについては、固定の時間を設けて集中して処理します。一般的な Outlook プラットフォームには、このようなアレンジを実現するための機能があります。

まず、オプションでメールのデスクトップ通知をオフにする必要があります。これにより、新しいメールを受信するたびに邪魔されることがなくなり、重要な仕事に集中できるようになります。

次に、上記で述べたメールルールの設定を通じて、重要な連絡先からのメールや「緊急」、「直ちに」などの言葉を含むメールにデスクトップ通知を開くようにします。これにより、重要なメールの通知を受け取り、すぐに行動を起こすことができます。

最後に、他のメールを処理する時間を自分に設定する必要があります。頻度と時間は自分の仕事の内容に応じて決定できます。ただし、メール処理を朝一番に行うことはお勧めしません。これは、通常、朝の時間、特に仕事を始めたばかりの時間は、最も頭が冴えており、最も難しい、最も挑戦的な重要な仕事を処理するのに適しているからです。電子メールは注意をそらす可能性があり、全力で取り組むことができなくなります。したがって、メールチェックを朝の最初の仕事にすることは避けるべきです。

習慣 2：各メールを一度だけ読む

多くの人がメールを処理する方法は次のようなものです：メールを一度読んだ後、どのような行動を取るべきかを考え、おおよその答えが出た後、問題は解決したと感じて、そのメールに大きなチェックを入れ、処理が完了したと考え、次のメールに移ります。このようにする人は、心理的にはすべての新しいメールを一通り読んだ後に一括して行動を起こすつもりです。メールを開くことは、プレゼントを開けるようなもので、未読から既読に変わるたびに小さな満足感を得ることができます。しかし、すぐに行動を起こすことは、次のプレゼントを開ける間隔を長くすることを意味するため、すべてのメールを一気に見て、まずは満足することにします。

しかし、実際には、すべてのメールを読み終える前に他のことが出てきて、注意が他のことに移ってしまいます。後でメールの処理を再開すると、以前に読んだ既読メールについては大まかには覚えていても、具体的な内容についてはあまり確信が持てないことに気づきます。そのため、再度時間をかけて丁寧に読み直すことになります。このように繰り返すことで、知らず知らずのうちに時間が浪費されてしまいます。

この問題を解決するには、一歩一歩の態度を持つことが必要です：自分に厳しく、メールは一度だけ読み、読み終えたらすぐに対応する行動を取り、メールを受信トレイから取り除くことです。これを実行することで、無駄な時間を取り戻し、各メールを当日中に処理することが可能になります。以下の習慣は、この一度だけ読むという要求を維持するのに役立ちます。

習慣 3：各メールに 4D 処理を実行する

4D とは、4 つの英単語が表すアクションを指します：行動（Do）、転送（Delegate）、保留（Defer）、削除（Delete）。これらの 4 つのアクションは、どのメールに対しても実行可能なアクションを網羅しています。これは、アメリカの出版社 Michael Hyatt によって最初に提案された効果的な方法です。

行動#

メールを読んで、あなたが完了する必要があるタスクが含まれていて、短時間で完了できる場合は、すぐに行動を起こす必要があります。たとえば、メールが簡単なビジネスの質問を尋ねてきて、ちょうど手元に資料がある場合や、メールが来週の卒業生の面接の時間を設定するように求めている場合です。答えを返信したり、カレンダーに新しい会議を作成したりすることは、数分で完了できます。この場合、あなたには何の遅延の理由もありません。

この点に関して、GTD（Getting Things Done）メソッドの創始者であるデビッド・アレン（David Allen）は、「2 分ルール」という有名なルールを提唱しています。つまり、2 分以内に完了できることは、すぐに取り掛かるべきです。これは、2 分のタスクに対して行う判断、要約、計画にかかる時間が、それを完了するのにかかる時間よりも長くなるため、すぐに行動を起こす以外により効果的な方法はありません。デビッドは、2 分の概念をより正確に理解するために、かつてストップウォッチを手放さず、正確に小さなタスクにかかる時間を記録していたと自慢しています。

私たちは明らかにそこまで極端になる必要はありません。1 分 59 秒のタスクにはすぐに取り掛かり、2 分 1 秒のタスクは放置することができます。しかし、デビッドの理論は理解できるものであり、電子メールを処理する際に参考にする価値があります。

転送#

もしメールの中に、より適した人に転送できる仕事が含まれている場合、またはより低コストで完了できる人がいる場合は、できるだけそのタスクを委任するようにします。たとえば、監査中に数字を確認する作業に頻繁に遭遇します。この作業は、登録会計士がインターンよりも優れた結果を出すことはできませんが、登録会計士の時間コストはしばしばインターンの数倍です。このような作業は、合理的に初級の従業員に委任する必要があります。これにより、高度な従業員の時間を解放し、彼らにしかできないタスクに集中させることができます。

この場合も、すぐに行動を起こす必要があります。元のメールにタスクの説明や要求を追加し、タスクを実行する人が必要とするさまざまな情報を添付し、助けを求める方法を知らせて、適切な人に転送します。転送する際には、CC または個別のメールで元の送信者にこのタスクが他の人に転送されたことを通知することも忘れないでください。

「行動」と「転送」の 2 つのメール処理を行った後、記録が必要な元のメールを「処理済みメール」フォルダーに保存し、残りは削除できます。

保留

メールの中にあなたが行う必要がある仕事が含まれているが、明らかに短時間で完了できない場合は、それを一時的に保留にし、「保留」という名前の別のフォルダーに入れることが、受信トレイを空に保つ良い方法です。

このように保留にすると、受信トレイに残すのと同じではないかという疑問を持つ人もいるでしょう。この疑問は無理もありません。「保留」フォルダーを受信トレイの代わりとして扱い、どんなタスクでも無分別に入れてしまうと、明らかにそのフォルダーはメールが山積みの受信トレイと同じになります。しかし、以下のステップを踏むことで、こうしたメールを「保留」フォルダーに入れる前に行うと、両者の効果は大きく異なります：

まず、このフォルダーに入れるメールの数を厳しく制限する必要があります。これは、メールがすぐに「行動」または「転送」できる範疇に属していないことを忠実に判断することを要求します。この点は、「保留」フォルダーが影の受信トレイになるのを避けるために特に重要です。

次に、作業を完了するのに必要な時間を大まかに見積もる必要があります。タスクの時間的要求があなたが出せる時間を超える場合は、送信者に解決策を求めることを考慮する必要があります。

その後、メールを移動する前に、タスクをタスクリストに記録します。これを行う目的は、一方では、メールが「保留」の範疇に落ちた場合、海の底に沈んでしまうのを避けること、もう一方では、この記録を通じて、作業の重要性と緊急性を判断し、優先順位を明確にして、今後の処理順序を計画することです。

これらのステップを完了した後、メールは順調に「保留」フォルダーに移動できます。

メールの優先順位を明確にするための別の方法もあります。別の「CC」フォルダーを作成し、メールルールを設定して、CC として受信したすべてのメールを自動的にこのフォルダーに入れるようにします。後で述べるように、通常、メールの CC 欄にいる連絡先は、メールの主要なコミュニケーション対象ではありません。したがって、あなたの名前が CC 欄に表示されている場合、そのメールはあなたにとって重要性が低いと比較的確信を持って言えます。したがって、メールルールを利用してこの種のメールを自動的に別々に保存し、より重要な作業を完了した後に再度処理することができます。これにより、日々の作業フローをより良く管理するのに役立ちます。

削除

前述の「行動」と「転送」の 2 つのメール処理後の削除については、特に言うまでもありません。もう一つの状況は、メールが通知的な性質を持ち、あなたのさらなる行動を必要としない場合です。この場合、必要なメールを「処理済みメール」フォルダーに移動した後、残りのメールは果断に削除する必要があります。

ここで強調したいのは「果断に」削除することです。なぜなら、削除することに対して心理的な障壁を持つ人がいるからです。これは冗談ではなく、行動学的には、物を蓄積し続け、何も捨てられない行動は強迫性神経症（私たちが通常言う「強迫症」の症状の一つ）です。この行動は、厳しい環境や災害に対処するために食物を収集し貯蔵するという本能に由来しています。しかし、極端な場合、この本能は心理的な病気に変わることがあります。英語にはこの行動を表す特別な言葉があり、「hoarding」と呼ばれ、「囤積症」と訳されます。生活の中で表れるのは、将来的に何かに使うかもしれないと思い、捨てることができず、最終的には家がいっぱいになり、足を踏み入れる場所もなくなることです。シチュエーションコメディ「破産した姉妹」では、主人公が囤積症の患者の部屋を掃除したことがあります。

もちろん、大多数の人はそこまで行かないでしょうが、少なからず自分や周囲の人にそのような行動の影が見られることがあるでしょう。そして、仕事の中で、私たちも電子メールの「囤積症」患者になる可能性があります。この傾向を克服するには、以下の事実を認識する必要があります：
・現在必要なメールはすべて「処理済みメール」フォルダーに保存されています；
・現在は必要ないが、将来的に使うかもしれないメールは、最終的には使われることはありません；
・将来的に必要なメールが削除されていることに気づいた場合、同僚の中には必ずそれをきちんと保存している人がいます；
・誰もそのメールを保存していない場合、そのメールは根本的に重要ではありません。

したがって、今すぐにこのメールがなぜ必要になるのかがわからない限り、「果断に」それをゴミ箱に捨ててください。

この記事は『あなたは唯一無二のビジネスです』からの抜粋です、李東旭著。

どうやって適切な電子メールを書くか#

牛 Denny

あなたはきっと、後で相手から音沙汰がなかったメールをたくさん送ったことがあるでしょう？あなたはまた、XXX が善良そうに見えるのに、どうしてメールを送ったら返事がないのかと不思議に思ったことがあるでしょう？95％のケースでは、相手が大物ぶっているわけではなく、人々は毎日何百通ものメールを処理しており、1 通増えたところで大したことではありません。本当の理由は、あなたの送信方法が間違っているからです。だからこのブログでは、Cold Email の送り方について説明します。3 つの核心原則を、浅いところから深いところへと進めていきます。

原則 1、短いメールほど返信を得やすい
これは最も簡単で理解しやすいことです。誰もが体験しているはずですが、自分がメールを送るときにはしばしば忘れてしまいます。私自身の実際の状況は、2、3 文の知らない人からのメールにはすぐに返信しますが、5 文以上の知らない人からのメールは後回しにし、大半はそのまま返信しなくなります。メールの文字数が長くなるほど、相手にかかる精神的な負担が大きくなります。現代人は普段からストレスが大きいので、心に余裕がなく、あなたのそのストレスを無視せざるを得なくなります。この点について、自分の状況を考えればすぐに気づくことができるでしょう。したがって、5 文以内のメールが王道です。

原則 2、自分のことを言わず、相手にとっての関係を述べる
この世界で相手が最も気にかけているのは誰でしょう？そう、相手自身です。Cold Email を書くときに、多くの人が自分のことを書くのに 80％の時間を費やしています ——「私は誰で、何をしていて、私の経歴、やっていることの詳細」…… ちょっと待ってください、あなたはこのメールを相手に何のために書いているのでしょうか？相手は自分に密接に関連する大量のメールを効率的に処理しているのに、あなたは彼にストーリーを挿入しているのですか？

したがって、あなたのメールの最初の文は、相手にこのメールの目的を直接伝えるべきです。そして、相手の返信欲を高めたい場合、次に続くすべての文は、できるだけ相手の利益や興味に関連付けるべきです。あなたは 500 語を使って自分がどれほど素晴らしいかを説明することができますが、魅力の観点から言えば、あなたが 50 語を使ってこのことが相手にどのように関係しているかを説明する方がずっと効果的です。

原則 3、相手が簡単に返信できるようにする
この点を実行しているのはわずか 1％の人です。

例を挙げましょう。あなたが起業セミナーを聞いた後、人脈の広い講演者と 10 分間交流しました。彼はあなたのプロジェクトが良いと感じ、あなたのチーム情報を天使投資家 A、投資機関 B、供給業者 C に紹介することを約束しました。あなたは喜んで、彼のメールにプロジェクトの概要を送信しました。その内容は次のようなものでした：
「今日はあなたとお話しできて嬉しかったです。私たちのプロジェクトは Blahblahblah で、どうのこうの Blahblahblah、すでに Blahblahblah を獲得しています。詳細なプロジェクト資料は添付しています。ご協力ありがとうございます！今後ともよろしくお願いします。」
その後、何も返事がありませんでした。そして、あなたは「XXX は善良そうに見えるのに、実際はそうではない」と考え始めました。もしあなたがそう考えるなら、この可哀想な講演者の立場に立って考えてみてください ——
彼はその日のメールを整理する際、あなたのこのメールを見たときに、次のことを考える必要があります：（1）彼が当時約束したのは誰に紹介することだったのか、関連点は何だったのか；（2）その 3 人の連絡先のメールアドレスを見つける；（3）それぞれの人にあなたのプロジェクトと彼らとの関係を紹介するために 3 通の独立したメールを書く。これには少なくとも 30 分の時間がかかります。あなたは彼があなたのためにそのようなことをすると思いますか？メールの中で「あなたは忙しい人だと知っています」と言うだけでは、実際には受動的なお願いの口調に過ぎず、金銭を求めるのと同じ精神です。

多くの人は他人を助けたいと思っていますが、その前提は、相手があなたを助けやすくするために努力する必要があります。では、どうすればよいのでしょうか？あなたは帰った後、4 通のメールを送るべきです：
最初のメール：「今日はあなたとお話しできて嬉しかったです。私たちのプロジェクトは X で、あなたは天使投資家 A、投資機関 B、供給業者 C が興味を持つ可能性があるとおっしゃいました。次に、A、B、C にそれぞれ独立したメールを送ります。これらの 3 通のメールは、直接転送できる形式になっています。ご協力ありがとうございます！」
2 通目、3 通目、4 通目はそれぞれ A、B、C に宛てた内容と表現で、プロジェクトと彼らとの関係を簡潔に説明し、フォーマットを整えて、あなたの連絡先が直接転送できるようにします。

大きくて全体的な長いメールは誰でも書けますし、簡単に書けるので、返信率を追求することはありません —— 多くの人はただ自分の気持ちを吐き出したいだけです（私個人の意見では、そう書くなら送らない方がいいです。自分の気持ちを発散するだけで十分です）。短いメールを書くには、より多くの努力が必要です。そして、相手の立場に立って考えた短いメールを書くことは、常にその意識を持ち続ける必要があります。

この 3 つの原則を広めることができれば、人類社会全体の無駄な時間と電力を大幅に節約できるでしょう。

純粋な業務性のメールの書き方は大まかに 2 つの部分に分けることができ、思考と修辞です。

一、思考部分には、書き方の指針となるいくつかの一般的な原則があります。

「戦地記者」原則

自分が戦地記者であると想像し、弾雨の中で現在の戦況を報告する必要があるとき、言葉を省き、テーマに直切りするのが最も適切です。たとえば、システム展開担当者として、顧客現場の重大な問題を技術主管に報告する場合、次のように書くことができます：

A システム B モジュールは現在動作しておらず、展開ログは添付 1、エラーメッセージは添付 2、クライアント環境は添付 3 にあります。顧客は 24 時間以内に解決を要求しており、さもなければオンラインが遅れることになります。

一文で重要な情報をすべて凝縮し、関連するが冗長な技術情報は添付で伝え、相手がメールを見たときにすぐに事の発端や経過、可能な結果を理解できるようにします。このような場合、あまり考えすぎて「尊敬するリーダー」といったような形式的な言葉を使うと、重要な情報を見逃す可能性があります。相手が最初にメールの目的を見えるようにすることが重要です。

「ピラミッド」原理

ピラミッドの典型的な構造を想像してください。すべてのメール（他の実用的な文章も含む）はこの原則に従うべきだと思います：中心を明確にし、階層的に物語を展開し、段階的に広げていくことです。

ピラミッド原理に関する書籍には同名の『ピラミッド原理』があり、詳細に学ぶことができます。ここでは、私が理解している具体的な要約法を説明します。

（『ピラミッド原理』

1）まず、戦地記者原則を使って、自分が表現したい内容をフィルタリングします。少数の重要なポイントを見つけ、それを一つだけの中心に絞り、その「点」を一時的に自分のすべての表現の最終目的としてリストします。

先ほどの例を使って説明します。顧客現場の重大な問題について、多くのことを伝える必要がありますが、ログ、エラーメッセージ、環境などは、実際には「システム展開の失敗」を解決するためのものです。さらに分析すると、「システム展開の失敗」を解決することで「システムのオンライン遅延」を回避でき、プロジェクトの失敗や顧客の信頼を失うことを防ぐことができます。最終的に、すべての問題の糸を「顧客の信頼を維持する」という一点に集約します。

2）メールの受取人がこの中心点をどの程度理解しているかを分析します。明らかであれば次の中心点に降格し、理解が不十分であればこの中心点を維持し、それを中心に説明を展開します。

相手は技術主管の大リーダーであり、「顧客の信頼を維持する」という点については十分な認識があるため、降格して「プロジェクトの失敗」を選択します。同様に、十分な合意が得られます。「プロジェクトのオンライン遅延」に降格すると、大リーダーは現場の人々よりも明確な認識を持っていない可能性があります。なぜなら、山が高く皇帝が遠いからです。彼が見える現実は限られており、彼の任務はその現実を十分に明確かつ確実に報告し、彼に十分なリソースを提供して判断し、リソースを調整できるようにすることです。したがって、「プロジェクトのオンライン遅延」という点を中心に選定します。

3）中心点に最も直接関連する情報の層を説明します。

プロジェクトのオンライン遅延に最も直接関連するのは「展開の失敗」ですが、展開の失敗は結果であり、プロセスではありません。したがって、なぜ展開が失敗したのかを説明する必要があります。通常、何かを行うには次の 3 つの情報が必要です：「何のリソースがあるか、どうやってやったか、どのような結果が出たか」です。

4）「直接情報」の「直接情報」をさらに説明します。ここでは、中心情報に付加する必要がある状況を段階的に展開する必要があります。メールでは、実際の状況に応じて異なる方法で付加する必要があります。たとえば、画像、図表、添付文書などです。

ログや操作記録などの情報は価値がありますが、情報が長すぎて中心点に直接的な助けがないため、読みやすさを妨げない方法で表示する必要があります。添付ファイルは比較的良い選択です。これにより、必要なときに簡単に取得でき、必要ないときには直接避けることができます。

通常、これらの 2 つの原則を参考にし、継続的に書く練習と要約を行うことで、自分のメールの出力が適切な思考を持つことが保証されます。

二、修辞部分では、各自の文体がありますが、業務性のメールでは、自分の書き方の習慣を適切に制約する必要があります。

句読点

この部分は最も見落とされがちで、多くの業務経験のある同僚がメールを書く際に、句読点を加えないか、乱用することがあります。たとえば、すべての文に疑問符をつけたり、あちこちに感嘆符を使ったり、翻訳調のダッシュを使ったりします。私自身のメールの句読点に関する心理的なボトムラインは、「規範的でなくてもよいが、必ず規則的であるべき」です。

たとえば、入力法の問題で標準の中国語の句点を使用できない場合、私は英語の句点やハイフンを直接使用しますが、必ず規則的に使用します。たとえば、すべてのハイフンは句点の意味であり、相手が記号の意味を理解できないようにすることを避けます。また、日常のチャットでは 3 つの句点で終わることが習慣ですが、メールではこれらの個人的な習慣をできるだけ避けます。たとえ句読点を規範的に使用できなくても、少なくとも潜在的な読み障害にならないようにするべきです。

フォント

・デフォルトフォント

会社に規範がある場合は厳格に実行し、規範がない場合はデフォルトフォントを維持します。相手の視力、読書環境、読書機器がわからない場合、デフォルトフォントが最も安全な選択です。

・太字

意図的に強調する文字にのみ使用します。一般的には、段落内に太字の語句が 1 つだけある場合、強調効果が最も良いですが、3 つ以上の太字があると、効果が逆に低下します。「すべてを強調することは、強調しないことと同じ」と言えます。したがって、最も必要なポイントを見つけてから、太字にする価値があるかどうかを考慮します。

・イタリック

また、どんな場合でも「イタリック」を慎重に扱う必要があります。現在、Windows プラットフォームのイタリックは粗暴です。

・安全色：赤、緑

赤（強調または危険を示す）と緑（通過と安全を示す）を適度に使用する以外は、他の色の使用はできるだけ避けます。

・複数の色を使用する場合は、注釈を付ける

複数の色を使用する場合は、必ず目立つ場所に色の注釈を付ける必要があります。そうしないと、メールが何度も転送された後、読者が色の意味を理解できず、情報を見逃したり誤解したりする可能性があります。

整列

・段落の先頭を整列

新しい段落を書くときに、前に 2 つのスペースを加える同僚を見かけました。プログラマーの中には 4 つのスペースを加える人もいます（英語のスペースは漢字の 1/4 の長さです）。しかし、メールでは段落の開始時にスペースを加えるべきではありません。これは「Web 時代の新しい文字のレイアウト問題」であり、ここでは詳しくは議論しません。

・段落の末尾を整列

改行を制御するためにリターンを使用しないでください。自分のクライアント設定では美しく見える改行が、他の人のデバイスでは視覚的な災害になる可能性があります。以下の画像を参考にしてください（左は元の画面、右は小さな画面での表示効果）。

改行と行間

・手動で空行を入れる

完全な段落を表現した後、できるだけ手動で 1 行空けるようにします。そうしないと、異なる読書デバイスでこの空行がない場合、文字が密集してしまい、視覚的な圧力が直接読者の理解能力に影響を与えます。余白を残すことで、読書中に息をつく機会や理解の間隔を持つことができます。

・適切な間隔

行間はデフォルトの間隔または 1.5 倍以内の間隔を使用できます。長さによって異なりますが、より高い間隔は読者の視線を過度に跳躍させ、視覚的な疲労を引き起こす可能性があります。

テキストの記述手法

私が推奨するメールの書き方は、「シンプルで正確な形容詞や副詞を選び、意味のある短い文を多く使い、複雑な用語の積み重ねを避ける」です。

・シンプルで正確な形容詞や副詞を選ぶ

これは小説的なメールの書き方を好む人に対してのもので、たとえば「美しい」を「美輪美輪」に置き換えるなどです。業務メールは散文ではなく、実用性を確保する必要があります。

・意味のある短い文を多く使う

長い文を短い文に分解することで、読者が理解しやすくなります。たとえば：

今回のプロジェクトのオンライン遅延は、顧客現場で A プログラムのインストール失敗によって冗長な TMP ファイルが失われたことが原因です。

これを分解すると：

プロジェクトのオンライン遅延は、現場でのインストールの失敗が原因です。この失敗は A プログラムのインストール失敗によって引き起こされ、具体的には冗長な TMP ファイルが失われました。

・複雑な用語の積み重ねを避ける

この点について、技術的な同僚は異なる意見を持つかもしれません。なぜなら、大部分の RD 同士のコミュニケーションでは、用語が世界語に相当するからです。

しかし、RD 以外の同僚は「私はあなたが書いた A メソッドを継承するつもりです」や「インターフェースをください」といった RD 同士の会話を理解しないため、同僚間でメールを送る際には、自分が書いたものが相手に理解されることを確認する必要があります。たとえば、以下のように置き換えることができます（読者は財務の同僚です）。

ブラウザを開き、1234 を入力し、システムコントロールパネルを見て、その中の systemp パラメータをコピーしてください。

これを次のように置き換えることができます：

IE または 360 ブラウザを開き、アドレスバー（上に http：// の文字があるもの）に 1234 を入力し、開いたページの左側にメニューがあり、中央に「システムコントロールパネル」という機能があります。それを開いて、ポップアップウィンドウの最上部にある「systemp」という名前の後ろのボックス内のものをコピーして私に送ってください。

一見すると無駄な言葉が多いですが、このようなメールの書き方が最も効果を保証します。なぜなら、同僚間での情報の理解は異なり、情報の不均等がコミュニケーションの障害の最も重要な要因だからです。要するに、「あなたの言っていることは理解できない、私の言っていることも理解できないので、双方が何度もやり取りしなければならない」ということです。

タイトル

メールのタイトルもよく見落とされる点ですが、これは非常に重要であり、今後関連情報を探す際の正確性を保証します。

適切なタイトルは、一般的には最も包括的な要約、最初の引き金、最も目を引く説明です。

・最も包括的な要約

「XX プロジェクトに関する XX 顧客現場の展開障害および現場状況の説明」

・最初の引き金

「XX 市 XX 顧客現場の展開障害」

・最も目を引く説明

「XX 顧客現場の展開障害はオンライン遅延を引き起こす可能性があります」

これらは実行可能な例であり、実際の状況に応じて調整できます。

その他

他のメールの書き方には、署名、メールの重要度、メールのフォーマット、読者の環境予測などが含まれます。

・署名

署名は、相手に自分の他の連絡先情報を取得させるために主に使用されます。会社に統一の要求がある場合は厳格に実行し、統一の要求がない場合は、個人名 / 英語名、会社の正式登録名、部門 / プロジェクトチーム、携帯電話、固定電話、MSN などの必要な情報を含む固定フォーマットを設定する必要があります。

・重要度

火がついている事柄でない限り、重要度の設定を使用しないでください。「狼が来た」物語の現代版を再現しないように。

・メールフォーマット

通常は HTML フォーマットに設定し、特別な要求がある場合は TXT プレーンテキストを考慮することもできますが、後者は視覚的なフォーマットがなくなるため、一般的には推奨されません。

・読者の環境予測

この部分は実際には少し投機的で、「メールコミュニケーションにおけるユーザーエクスペリエンス」と見なすこともできます。たとえば、相手が 12 インチの小型ノートを頻繁に使用している場合は、できるだけ表をコンパクトに設定し、相手が出張中にホテルにいる場合は、大きな添付ファイルを送信するのを避け、他の方法で伝えるようにします。

英文メールを救う神文句#

袄七

文の先頭に使える：

以前の議論に関連して

Pertain to ...(issue)

As communicated earlier...

返信が遅れた場合

Sorry for the delayed response...

久しぶりに連絡する場合

Hope everything is well with you.

I hope this email finds you doing well.

文中：

相手に何かを依頼する場合

Please arrange...accordingly so we can proceed with... / move forward

Please follow up with...

より丁寧な依頼

If possible could you please...

I will have to bother you on...

相手に何かを確認する場合

Could you please clarify... / give a clarification on...

Kindly please confirm on our proposed...(schedule / plan)

進捗を尋ねる場合

Do you have any updates on...

Have you got any response from...

相手に何かを通知する場合

Please be informed that...

Please kindly note that...

相手の意見を尋ねる場合

Please advise.

Please let me know your thought on this.

Please give your comments if any.

会議の招待

You are all invited to attend the meeting on...

Please check your calendar and let me know your preference / if there is any conflict.

終了：

...is attached here for your reference.

Thanks for your kind support.

Please let me know should you have any further questions.

Your prompt response on this will be highly appreciated.

接続詞の使用

BTW はすぐに捨ててください。メールの中で別の事柄を話すときは、in addition to /additionally/furthermore を使えます。

受動態を多く使用する

メールや正式な文書では、受動態がより専門的に見えます。たとえば、何かが必要な場合、I need xxx を xxx is required に変更すると、より専門的に見えます。

もう一つの例として、主語を省略し、文の構造を It is + 動詞に変更することができます。たとえば、It is proposed that / It is confirmed that...

ネイティブスピーカーの用語に注意し、彼らがよく使う同義語に置き換えることに注意してください。たとえば、because of は due to に置き換えられます。相手に問題を確認する際には、check だけでなく、clarify /verify/cross verify も非常に便利です。ある事柄の前に before の代わりに prior to を使うことができます。ある事柄の後に after の代わりに upon を使うこともできます（もちろん、使い方にはいくつかの違いがあります。例：Let's talk about this after you come back を Let's talk about this upon your return に変更します）。

同様の同義語を使用する際に、用法に不安がある場合は、いつでも辞書を確認してください。

2 つの苦情の文型

There were some small issues which we probably need your attention to look upon.

Due to the discrepancies in xxx issue we need your attention to resolve the problem.

7 つの必須文書の常識#

新入社員への仕事文書の知識：

他人にメールを送る PPT は、各ページの組み合わせを固定画像として保存するか、PDF として保存するのが最善です。そうしないと、異なる端末で送信すると、各ページのレイアウトやフォントが変わり、完全に望む効果が得られず、他人に簡単に文書を流用されたり、修正されたりするのを避けることができます。
すべての業務文書には日付を記入し、更新バージョンは日付を変更して別名で保存します。これにより、特定の期間の各バージョンの文書をいつでも見つけることができ、新旧バージョンを明確に区別できます。
すべての業務文書にはファイル名を付けるだけでなく、編集画面にも完全な名前と日付を記入する必要があります。なぜなら、文書はいつでも印刷される可能性があるため、目の前のこの紙が何であるか、どの日付のバージョンであるかを迅速に理解できるようにするためです。
Excel 表には自分で新しい列を作成して番号を記入し、Excel の自動行番号を使用しないでください。これにより、印刷が便利になり、会議中に全員が迅速にどの行にいるかを見つけることができます。
Excel の重要な点は論理であり、ウィンドウを固定することをうまく活用して、すべての視聴者に便利にします。
長文の文書には必ずページ番号を付けて、印刷した際に装丁が乱れないようにします。
文書内のブランドロゴは、枠線を付けたり、変形させたり、他の色を自由に塗りつぶしたりしないでください。

一見すると常識のように見えますが、実践することで新入社員にとって非常に役立つでしょう。

職場での小さなディテール#

于洁茹

礼儀の面：

電話を受けるときは、「もしもし」を省き、「こんにちは」と直接言います。
同僚が自分の席に来たときは、立ち上がって相手と話します。
会議中に、特に水を注ぐ担当者がいない場合、手を挙げて水を注ぐことは加点項目です。

キーワード：相手を尊重する。

仕事の面：

メールを送るときは、添付ファイルの名前を内容に合わせて修正します。スキャンした文書によく見られます。
業務を引き継ぐときは、必ず時間と進捗を分類して明示します。
コミュニケーションの際には、他の人に選択肢を与える質問形式にします。

キーワード：他人を便利にする。

その他の面：

机やコンピュータのフォルダーを整頓します。
要求があるかどうかにかかわらず、日報を書くことを続けます。
メモ用紙をうまく活用し、今日の事は今日中に終わらせます。

キーワード：個人の効率。

私の考えでは、最大の減点項目は「不満」です。他人や事柄に対して不満を抱くことは、百害あって一利なしです。

これらのことはしないでください#

問題を処理する際に、自分が 5 分で解決できることを、わざわざ 10 分かけて他の人にコミュニケーションを取らせて完了させ、最終的には他の人が 15 分以上かかってあなたの要求に従って作業を完了させることになります。そうでなければ、時間を無駄にして何も進展しないことになります。
常に黙々と作業をして、適切なタイミングで成果を上司や同僚に示さないこと。黙々と作業することは確かに称賛されるべきですが、機会は自分で争取するものです。重要な瞬間を捉えることを学びましょう。
不満を抱くこと。少しの困難に直面すると、常に眉をひそめ、会うたびに無意味な不満を延々と述べること。周囲に常にネガティブなエネルギーをもたらす人が最も嫌いです。
自発的でないこと。上司や同僚からの指示を受けて、黙々と実行し、心の中では把握していても、上司が「この件は今どうなっているのか」と尋ねるまで報告しないことは、あまりにも受動的です。適切なタイミングで進捗やリスクを知らせることで、他の人も心の中で把握でき、リスクを事前に回避できます。
問題を持っているのに、特に上司に相談する際に解決策を持たずに行くこと。何も知らない状態で尋ねることは、非常に悪い印象を与えることが多いです。
チーム内で他の人の意見を軽々しく否定し、自分自身はより良い解決策を提案できないこと。

高品質な会議記録を書く方法#

・高品質な会議記録の 5 つの部分

会議の議題：何が問題だったのか。
情報共有：問題の現状とリソースの状況。
方案の議論：問題の解決提案と意見。
決議の形成：方案の決定を行う。
実行の分担：分担と実行責任者を確認する。

・高品質な会議記録の 4 つの原則

一致原則。会議記録は会議管理の一部であり、会議記録は会議の目的やプロセスと一致する必要があります。
目的原則。なぜ会議記録を作成するのかを明確にし、振り返りや責任分析、目標確認や分担計画のために使用するのかを明確にします。
責任原則。目標に基づいて、どの職位の誰が記録の作業を担当し、会議記録の質に基づく基準に責任を持つかを決定します。
一貫性原則。参加者は会議の目標、会議のプロセス、会議記録の目的と意義、参加者の責任について合意し、共通理解を得る必要があります。

会議は管理者にとって最も重要な管理ツールの一つであり、会議記録は会議を主催する管理者の試験の答案です。

記録者自身は職位に制約されているため、あまり多くの責任やプレッシャーを背負う必要はありません。

管理は実用性と進取を重んじており、管理者は常に具体的な状況に基づいてリスクとコストを管理する間でバランスを取る必要があります。状況を無視すれば、どちらも誤りです。

新入社員が週次業務報告を書く方法#

新卒で外資系企業に入社したとき、週次報告を書く要求や習慣は全くありませんでした。今、民間企業に転職し、上司から毎週週報を提出するように求められています。最初は非常に面倒に感じ、監視されているような不快感がありましたが、週報の本当の意味を理解した後は、非常に積極的に真剣に書くようになりました。

あなたは知っておくべきです。週報は上司のために書くものではなく、自分自身のために書くものです。週報は上司に対しての義務や自分が何をしたかを誇示するためのものではなく、自分自身の業務の振り返りや要約です。これは思考と反省のプロセスであり、どのような点を改善できるかをより体系的かつ具体的に認識するのに役立ちます。

私は現在、週ごとの業務内容は、各クライアントやチャネルの訪問と交渉ですので、訪問時間、クライアント名、訪問者、訪問内容、感想などを完全に記録します。重要な事項は個別に取り上げて議論します。良い記憶よりも悪い筆頭、訪問数が増えると、必ず記憶が曖昧になることがあるため、ある日の奇想天外なアイデアが漏れるリスクがあります。したがって、私は毎晩整理と要約を行います。自分を三度振り返ることは、記憶の薄れを克服するのに役立つだけでなく、多くの予期しない収穫をもたらします。

Word でも Excel でも、比較的一貫したテンプレートを作成することで、今後の検索が容易になります。

あなたが言ったように、いくつかの断片的なことを表現する方法がわからないということは、まさに週報を書く必要性を証明しています。週報は単なる流水帳ではなく、要点を抽出することを理解する必要があります。実際には、自分の思考や洞察がなければ、その作業は無駄になってしまうと言えます。

私は技術営業がどのようなことをしているのかはわかりませんが、たとえば、あなたがクライアントに技術的な提案を売り込むとき、彼が少し躊躇している場合、彼があなたに一二三の要求をしてきたとします。あなたは ABC で応じ、最終的には取引が成功しませんでした。このプロセスをすべて書く必要はありませんが、自分の考えを持つ必要があります：なぜクライアントが躊躇しているのか？自分の売り方が不十分だったのか？それともクライアントのニーズに基づく提案が不十分だったのか？彼が一二三を提起した理由は何か？クライアントの関心点や痛点は何か？取引が成功しなかったのはどの点が欠けていたのか？それを補う方法はあるのか？それとも会社内部の追加サポートが必要なのか？

あなたは自分の仕事を実験として捉え、さまざまな方法を試して最良の結果を得ることを目指しています。週報は実験記録のようなもので、歴史的なデータを考慮し、記録されたテキストを参照することで、誤った思考を排除し、真理への道を見つけることができます。

自発的に週報を作成し、上司に自分の業務進捗や感想を報告することは、上司にあなたのプロフェッショナリズムを認めさせることにもつながります。これは良い職業習慣であり、新卒でそれを認識できるのはあなたの幸運です。続けていきましょう！

クライアントや上司とのコミュニケーション#

心構え。過去の仕事、インターンシップ、または他のチャネルから得た経験を無視し、純粋な初心者として自分を融入させてください。
職業意識。たとえ新人であっても、自分なりの理解や探求の職業意識と基準を持つ必要があります。異なる性格やスタイルの同僚と良好に付き合うことを学び、タスクが多い同僚には簡潔に話し、空いているときに質問をするようにします。質問することは、自分の質問がどれほど優れているかではなく、他の人があなたの質問を理解できることが重要です。必ずメモを取り、当時はすべてを理解できなくても構いません。これは新人だけの問題ではなく、すべての職場人の基本的な素質の一つです。
専門性。「正しい人に質問する」ことを学びます。特に新入社員の場合、さまざまな問題がたくさんあります。したがって、問題をいくつかのカテゴリに分けることができます：行政プロセス関連：会社の規則や制度に関する問題は、行政部の担当者やフロントデスク、または暇そうな人に尋ねることができます；業務スキル関連：直属の上司や指導教員に直接尋ねるか、この業務問題の権威者を見つけて、正確で価値のある情報を得ます；その他：同期の同僚と新人グループを作り、他の部門の事柄を理解し、会社全体を深く理解することが有利です。
「状況を把握する」。一般的に入社して 2 か月ほどで、いくつかのことができるようになります。新人自身の能力に関係なく、必ず「ニーズ」を把握することが重要です。理解が十分であることを保証し、できるだけ原文を記憶して、間違ったり誤解したりしないようにします。特に小さな会社では、皆それぞれのタスクを持っているため、新人を手取り足取り教えることはできません。新人は自分で多くを聞き、多くを見て、多くを記録することを学ぶ必要があります。

一般的に、新人は数段階に分かれています：試用期間の最初の月 —— 会社の業務プロセス、雰囲気、各部門の事柄を理解する；試用期間の第 2〜3 か月 —— 自部門の業務、自部門の専門スキルを理解する；試用期間の終わりまたは正社員初期 —— 簡単なタスクを解決することを試みる；正社員 1 年以内 —— タスクのレベルが徐々に向上し、簡単なものから複雑なものへ、さらに複雑なものへ；1 年後 —— あなたの価値が部門内で示され、会社内でも初めて目立つことを期待します。

新入社員が早く融入したいというのは積極的で健康的なことですが、古い社員を猛虎のように考えないでください。皆が調和して共存する必要があります。もちろん、職場での生存の道も徐々に探る必要があります。新人の間は利益相反を避けるべきです。

職場での恥ずかしさを克服する方法#

他の人の目を見られないのは、表現したい内容に自信がなく、恥をかくのが怖いからです。

見知らぬ人に対してリラックスした話題が見つからないのは、相手に良い印象を与えたいと思っているが、自分のレベルが足りないからです。

自分から話しかけるのが得意な人は、相手の EQ が高いだけでなく、同じレベルかそれ以下の人たちだからです。

自分の仕事をこなすことに自信を持ち、同じレベルの人と交流し、憧れの人の前で失敗してもそれを自分を高める動機にしましょう。

余談ですが、時々恥ずかしさ、緊張、不安、自信のなさ、臆病な目を見ると、過去の自分を見ているようで親近感を覚えます。しかし、過去、現在、未来に関わらず、真剣に物事に取り組むことと気にかけることは、物事をうまく進めるための必要条件です。

だから、できる限り物事を行いましょう。あなたは尊敬を得ることができ、過程で表現される臆病さや恥ずかしさは、実際には人々にとってリアルで可愛らしいものと見なされるかもしれません。あなたが思っているほど悪くはないのです。

新しいクライアントに初めて会うとき、どう話すか#

私が弁護士になったばかりの頃、新しいクライアントに会うときは、特に緊張し、冷たい沈黙の場面が生じることを心配していたので、会話中に「話を探す」ことがよくありました。その後、気の利いた同僚を観察して、あることに気づきました：私はクライアントに「好かれる」必要はなく、クライアントに「信頼される」必要があるのです。したがって、雰囲気がリラックスしているか厳粛であるかは表面的な現象であり、重要なのは専門能力を示してクライアントを感動させることです。これには、クライアントの核心的な利益や関心を理解し、話題について十分に準備する必要があります。たとえば、クライアントが建設業を営んでいる場合、まずは天気について少し話し、その後、極端な天候が工事の遅延を引き起こし、オーナーからの賠償請求につながる可能性があることに話を移します。クライアントが自分の専門分野であなたと共通の話題を持っていることに気づくと（少なくともあまり外れていない）、雰囲気はあまり悪くなりません。

親近感を持つこと（同郷、同窓生、知人、共通の趣味）も、雰囲気をリラックスさせることができますが、クライアントはこれらの要因だけで説得されるわけではありません。逆に、雰囲気がリラックスしているのは、クライアントがあなたを真剣に扱っていないからであり、単におしゃべりできる小さな同郷の人や同窓生として見なしているだけです。

もし本当に話題が必要であれば、スポーツについて話すのが良いと思います。なぜなら、ビジネスとスポーツには多くの共通点があり、大部分の人が話すことができるからです。政治について話すのは避けた方が良いでしょう。クライアントが自発的に話し始めない限り。

あなたがクライアントをクライアントとして扱うと、あなたは負けです。クライアントを人として扱うべきです。

長い間働いているあなたは、上司、同僚、部下に対する態度や行動が固まっていることに気づくでしょう。上司に対しては優しく、同僚に対しては謙虚で、部下に対しては厳しく接するなど、私たちも人間であり、これを避けることはできません。しかし、仕事が終わった後に友人と楽しく過ごすと、まるで別人のようになります。あなたはリラックスし、自由になり、友人と多くのことを話すことができ、新しい話題を開くことができます。これが第一点、クライアントを普通の人として扱うことです。

ここで誰かが言うかもしれません。普通の人として扱うことは、敬意が足りないのではないか、初志を忘れるのではないか、などと。私の答えは、人と人が出会うとき、必ず相手の長所を見つけ、相手に自分の長所を見せることになります。この時、彼はあなたの目には良い人に映り、あなたも彼の心の中で良い人になりたいと思います。初対面の人同士は不敬を持たず、普段よりも良い態度を示すことは確かです。もしあなたが初志を忘れるのが心配であれば、製品の紹介や推薦、クライアントの自発的なニーズについて話すと、話が盛り上がった後に自然に話題が戻るので、努力する必要はありません。信じてください。

方言や言語を多く理解する。

これは、最も関連性のあるスキルやテクニックであり、相手との楽しい感覚を保つのが非常に簡単です。新しいクライアントに会うときは、必ず挨拶を交わし、名刺を交換した後、相手の名前を見て、もし姓が特別であれば、彼